Электронная почта настолько прочно вошла в повседневную жизнь огромного количества людей и организаций, что большинство из них даже не задумываются об эффективности этого средства общения. Однако у email есть одна большая проблема — он обладает свойством «засасывать» человека в переписку — чем больше сообщений отправлено, тем больше нужно отправить. В таких условиях вернуться к действительно приоритетной работе довольно трудно.
Проблемы при работе с email
Согласно различным исследованиям, офисные работники тратят до трети своего времени на то, чтобы разгрести завалы в почтовом ящике. Электронная почта отнимает так много рабочего времени, что некоторые компании даже вводят специальные регламенты по работе с этим инструментом (в частности, запрещая работникам пользоваться почтой в определенные часы или проверять ее чаще нескольких раз в день), а некоторые вообще отказываются от него.
Но почему электронная почта требует столько времени? Тому есть несколько причин, большинство из которых имеют непосредственное отношение к так называемому «человеческому фактору».
Неправильный выбор инструмента для общения
Очень часто люди используют email в ситуациях, которые больше подходят для других средств коммуникации. Например, договориться о коротком совещании можно, просто отправив приглашение в приложении-календаре, используемом в компании — и нет нужды в обсуждении на пять писем.
Кроме того, многие пользователи не считают нужным описывать суть своего сообщения в поле «Тема» и не уделяют внимание форматированию и выделению главных мыслей. В результате их собеседники тратят большое количество времени на то, чтобы понять суть письма. Пометки вроде «Срочно» или «Быстрый вопрос» могли бы сэкономить уйму времени и выделить те сообщения, которые требуют большего внимания.
Нерелевантная корреспонденция
Почтовые ящики миллионов пользователей email ежедневно забиваются спамом и автоматически сгенерированными сообщениями от различных сервисов (служебная информация вроде смены пароля, новостные рассылки и дайджесты и т.д.)
Разброс типов сообщений приводит к необходимости фильтрации сообщений. Некоторые люди используют для этого ярлыки, другие создают специальные правила в почтовом клиенте. Однако выработка собственной системы работы с электронной почтой требует времени и усидчивости, которая есть далеко не у каждого. Заставить себя создать ярлыки и настроить правила для отправки спам, оповещений, сообщений от важных адресатов не так-то просто.
Убрать ненужные задачи
Существует довольно большое количество проектов, которые пытаются решить проблемы email. Разработчики этих сервисов заявляют о том, что в той или иной степени электронная почта просто необходима, однако существует возможность улучшить качество работы почты.
Как правило, борцы за улучшение email делятся на две категории — одни создают более продуманные почтовые клиенты, а другие пытаются отнять у электронной почты статус «сервиса для всего» и остановить людей от использования email для неподходящих задач вроде быстрых обсуждений или управления задачами.
Проекты, вроде Voxer, который пытается заменить некоторые электронные письма голосовыми сообщениями, или Asana, создатели которого продвигают структурированный подход к организации обсуждений проектных задач.
Команда проекта Kato.im также придерживается подхода, согласно которому email можно вытеснить из некоторых областей, где его применение неоправданно. Мы создали средство для корпоративных коммуникаций, которое во многих случаях может заменить электронную почту.
По клику изображение откроется в полном размере
Для того, чтобы общаться с «внешним миром» компании все равно будут использовать email еще долгие годы — нет никаких предпосылок, что число компаний, отказавшихся от него будет стремительно расти. Однако для общения внутри компании, внутри команды, работающей над одним проектом, электронная почта не нужна и является неэффективным средством коммуникации, которое может только отвлекать.
Электронная почта в значительной степени представляет собой автоматические письма, которые никак не помогают в деле обсуждения проектов членами команды. Платформа Kato позволяет сотрудникам выделять только нужную информацию, избавляясь от «шума». С помощью интеграций со сторонними сервисами вроде Google Docs или Heroku работники могут в одном месте видеть всю информацию о ходе проекта.
Бесплатная версия сервиса обладает обширной функциональностью (например, неограниченное количество подключенных сотрудников, неограниченный архив истории с вомзожностью поиска). Таким образом, в рамках команды электронную почту можно полностью заменить без лишних затрат.
Вывод: Нужно экономить время
Электронная почта никуда не денется, однако в наших силах сократить время, которые мы тратим на то, чтобы продраться через бесконечную череду оповещений, спама и сообщений, на 90% состоящих из «воды».
Email не виноват в том, что люди не всегда используют его по непосредственному назначению. Нужно лишь признать, что существуют сервисы, которые более эффективны в конкретных ситуациях. Это позволит решить главную проблему электронной почты и начать экономить ресурсы, главным из которых является время.
