Пользователь
11 августа 2011 в 16:15

3 в 1: Обсуждения, задачи, документация


В нашей команде работает более 30 человек. Мы разрабатываем масштабируемые решения для web. Живем в Томске, Санкт-Петербурге и в Москве. Для организации совместной работы над задачами мы использовали task-трекер. Во время проектов создавались ценные наработки и нужно было организовать работу со знаниями. Мы пробовали различные wiki-системы. Оказалось, что большая часть наших знаний создается при решении текущих задач. Мы сталкивались с проблемами:
  • Заносить и вести все задачи в task-трекере неудобно, и поэтому сотрудники все время переходят на общение через мессенджеры.
  • Много знаний оседает в e-mail и месенджерах. Перенос знаний из переписки в task-трекер и wiki отнимает много сил и времени.
  • Если при планировании проекта в wiki была записана вся концепция проекта, то с каждым днем различий между информацией в wiki и реальным положением дел становится все больше, и поддержка базы знаний становится неоправданно трудоемкой.
Решая эти проблемы, мы разработали собственную методологию и среду совместной работы. Так родился новый проект. В этой статье хотим рассказать о нем. Для начала посмотрим на то, как организована совместная работа в команде.

Знания не на складе

Модель информационных потоков лучше рассмотреть на упрощенных бизнес-процессах. Рассмотрим небольшой магазин бытовой техники. В магазине работает 11 человек, есть павильон и склад.
Изобразим бизнес-процесс обработки заказа, который включает в себя процедуры: оформление заказа, комплектацию и доставку клиенту. В процессе участвуют 3 человека, действия процесса фиксируются в специализированной информационной системе и происходят регулярно.
Бизнес-процесс в упрощенном виде
Бизнес-процесс в упрощенном виде

Другими задачами в организации занимаются еще 8 человек, они общаются устно, в e-mail, месенджерах и в других специализированных информационных системах.Схема коммуникаций в магазине бытовой техники
Схема коммуникаций в магазине бытовой техники

Окружающая среда: конкуренты, поставщики, госорганы, погода и т.д. постоянно изменяется. Менеджерам магазина нужно эти изменения выявить и оперативно принять решения. Такие решения обсуждаются и принимаются устно, в e-mail и месендежрах. Именно эти решения позволяют магазину выжить, оставаться рентабельным в долгосрочной перспективе и по сути создают стоимость бизнеса. Большинство ценных знаний находится в голове у руководителя. В этом нет ничего страшного до тех пор, пока потребность компании в знаниях невелика, и пока сотрудник остается в компании.
Какие знания могут иметь ценность? В нашем примере после решения проблемы с появлением плохого запаха из подвала на складе, можно записать информацию о том, куда надо звонить, что спросить и т.д.

Налог на воздух

Рассмотрим другую ситуацию: распределенная IT-команда разрабатывает и внедряет ПО для бухгалтерского учета. Выходит новый закон «О налоге на воздух». Соответственно, нужно внести изменения в программное обеспечение. Решение может происходить в следующем порядке:
1. Менеджер проекта пишет программисту письмо с описанием ситуации.
2. Программист заводит задачу в task-трекере и пишет архитектору: «Заявка необычная, нужно уточнить детали».
3. Архитектор пишет менеджеру список вопросов, которые нужно уточнить.
4. Менеджер присылает письмо с подробным описание того, что нужно.
5. Архитектор добавляет письмо в task-трекер.
6. Программист записывает результат выполнения задачи в task-трекер.
7. Программист вносит изменения архитектуры в корпоративное wiki.
Изобразим коммуникации:информационные потоки при решении задачи в IT-команде
информационные потоки при решении задачи в IT-команде
В данном примере, рассмотрен идеальный случай, когда вся информация передалась без потерь и искажений, а результат сразу был принят менеджером проекта.
На практике часто необходимы уточнения, и, скорее всего, все трое будут общаться по задаче в месенджере. Эти уточнения содержат в себе знания. В результате большая их часть потеряна для компании, оставаясь в личных архивах сотрудников.
Мы предлагаем подход к совместной работе и решению задач, основанный на контекстном общении. В этом случае основные взаимодействия внутри компании будут жить в новой среде, в которой ведутся обсуждения, здесь же ставятся задачи. Эта модель объединяет в себе e-mail, task и wiki-системы.Volna заменяет базу знаний, почту и систему задач
Volna заменяет базу знаний, почту и систему задач

После выполнения задач часть переписки удаляется, а остаётся только важное. Разделы размечается заголовками и таким образом создаются разделы документации.
Команда, работающая в такой системе, получает:
  • возможность ставить задачи быстрее, потому что нужно делать меньше описаний;
  • знания, добытые в процессе решения задачи, не теряются, а оформляются в документацию;
Стоит еще отметить психологический аспект. Нет жесткой привязки каждой реплики к задаче или цели. Людям проще начать общаться и задавать вопросы в среде, похожей на мессенджер.

Как мы ставим задачи

Теперь мы не разделяем системы знаний, сообщений и постановки задачи. Для того, чтобы поставить задачу, мы просто пишем в контексте слово «задача» в скобках, система обрабатывает выражение и оповещает исполнителя.
Расскажем пример из истории написания этой статьи. Мы сделали набросок иллюстраций к ситуации «Налог на воздух»,мысли о будущей иллюстрации на бумаге
мысли о будущей иллюстрации на бумаге

сделали небольшое текстовое описание и поставили дизайнеру задачу: «сделай набросок (задача саша)». После этого продолжили работать.постановка задачи в контексте
интерфейс постановки задачи в контексте

Саша: «Когда я взялся за задачу, ребята уже определились с другими картинками, и я начал продумывать их общее оформление. Я нарисовал и вставил иллюстрацию в статью. Коллеги в это время продолжали писать и затем поставили задачу на доработку. В этот раз мы управились за 2 итерации:)».
Работу с задачами мы ведем в TaskGadget:
TaskGadget для контекстных задач
TaskGadget для контекстных задач

Каждая задача из списка содержит ссылку на переход в контекст.
Сейчас решение базируется на платформе Google Wave (GW), к которой мы написали расширение и роботов. В дальнейшем, планируем миграцию всех наших инструментов в WiaB — платформу, разрабатываемую консорциумом Apache, и будущего наследника GW.
Upd: Много задают вопросов про судьбу и дату закрытия GW. Представители гугла говорят что мы ставим на мертвую лошадь. Но не смотря на это обещают что GW будет работать до тех пор пока не появятся альтернативные площадки готовые принять пользователей.

Обсуждения и работа с документацией

В процессе работы над упаковкой у нас осталась вот такая документация,
которую, в дальнейшем, можно перечитывать с заголовков, и постепенно погружаться в нужный контекст.
Мы называем это Zoom-чтением.
zoom-чтение
zoom-чтение

Этот концепт мы попытались реализовать на базе расширения для Google Chrome. И в дальнейшем будем развивать его на других платформах.

Необходимо добавить что эта статья появилась во многом благодаря людям которые верят в наш проект и помогают нам:
список редакторов статьи
список редакторов статьи

Предлагаем попробовать нашу методологию.
Даниил Кравцов @ddespot
карма
74,0
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Реклама

Самое читаемое

Комментарии (35)

  • +2
    Очень давно регистрировался в Wave, мне тогда он показался мегакосмической непонятной штукой. Интересно, что вы нашли такое хорошее применение тому что наделал Google. Будем пробовать.
    • +1
      Сейчас еще добавим простое и понятное видео для тех, кому лень читать.
    • +2
      Еще когда Wave появился, использовали его для управления проектом. Конечно, без дополнений, но все равно система получалась удобнее таск-трекера.

      В комментариях почти к каждой записи шло обсуждение, после решения проблемы или нахождения способа ее решения лишние комментарии удалялись, оставалась полезная информация, которая могла бы пригодиться в дальнейшем.
      • 0
        У нас на данный момент вся работа компании организована на Wave. Это оказалось очень продуктивным, удобным и ближе к естественныму течению процесса.
      • 0
        Мы открыли новый проект rizzoma.com
        Похоже на google wave, но сильно отличается.
  • +1
    image
    • 0
      К сожалению мы вынужены использовать embed от Google Wave, но он не очень хорошо работает.
      Если ошибка повторяется, то можем преждложить пользоваться нашим гаджетом в самой Google Wave.
    • +5
      Неожиданно на главной страничке при авторизации xD
      image
      • +2
        Это не баг, это фича )
        А точнее один из наших проектов.
        • +1
          Грудастые у вас проекты.
          • 0
            Это наш самый любимый проект
            • 0
              Это ваш сотрудник? )
              • 0
                Пока нет )
  • +1
    Посмотрел, не зацепило. Слишком много шума. Чем хороша wiki, так это своей структурой. У вас контекстная структура: где-то куски диалога, где-то вставленное пояснения разрывающее нить повествования, да еще и задачи разбросанные по всему тексту. Task manager хорош когда у него компактное представление, есть иерархичность задач, адресность, приоритет и контекст задачи. Messenger хорош тем что это быстро, можно забить и не видеть то что писали вчера, а можно и покопаться в истории при желании — вы убили оба бонуса. + шум еще и визуальный: фото участников, границы сообщений, время ответа. Wave крут своей новизной, но его нужно полировать и полировать. Идеальный wave — легкий удобный и не замороченный.
    • +1
      Я согласен что wave нужно переписывать и делать его более легким. Но не согласен что информация в messenger'ах, wiki и task manager'e должна быть отдельно. Очень много времени тратиться при постановке задач на то, чтобы ввести человека в контекст. И из-за этого много непонимания. Не говоря уже о том, что эта информация не структурированна и сложна в дальнейшем использовании.
      А задачи можно анализировать не обязательно в разбросанном виде по волнам, можно в гаджете где они все собраны, на сайте или у себя в google календаре. Так же в гаджете возможно выставлять приоритеты ну и адресность конечно тоже есть.
      Про визуальный шум, у нас есть расширение для хрома, которое убирает фото участников в правый бок и так информация воспринимается проще. (кстати этим куском кода с нами поделился один из хабравчан)
      • 0
        А не может ли некий «робот» собирать задачи самостоятельно и выкладывать в отдельную волну?

        Так же и комментарии можно помечать, а потом робот бы их как-нибудь тоже обработал.
        • 0
          Да, этот робот уже сейчас собирает их в отдельную волну, но только выполненные. С не выполненными(новыми) задачами удобнее работать из гаджета. В одном окне открывается гаджет, кликается по задачам, в другом окне открывается волна, с фокусом на блипе с задачей.
          image
          С комментариями тоже согласен, мы как раз сейчас делаем возможность поставки не только задач, но и просто сообщений в контексте.
          • +1
            Ок. UserStory.

            Я — Ruby разработчик Василий Петрович Иванов. Закончил ваять модуль, завершил текущую задачу.
            Где я могу посмотреть задачи, из которых мне предстоит выбрать следующую?
            • +1
              В скриншоте который выше, справа есть гаджет, в этом гаджете вы по очереди выбираете себе задачи. Ваш руководитель в нем может поменять приоритеты.
              При клике на задачу, с лева вам открывается волна, в которой описано все о контексте в котором эта задача поставленна.
              После выполнения задачи, вы помеячаете ее как прочитанную, елси нужно дописываете там же нужную информацию, и эта задача пропадает в гаджете, и вы берете следующую.
              • 0
                А вот это уже круто! :)
                • 0
                  Попробывали, ну как, уже проходимо? Или еще пока не достаточно удобно чтобы захотеть начать пользоваться?
    • +1
      В нашем расширение для google chrome, есть еще возможность сворачивать и разоврачивать все сообщения(блипы) по шорткату, что дает возможность анализировать документ(волну) только на нужном уровне детализации.
  • 0
    нет поддержки оперы — prntscr.com/2ltgp тут ух извините не буду я тыкать.
    • 0
      Да к сожалению у нас не хватает ресурсов делать поддержку сразу всех браузеров. Если быть точнее, то нормально поддерживатся только один:)
      Много еще нужно делать, к чему-то подстраиваться, но уже сейчас плюсы контекстного сильно перевешивают минусы интерфеса.

      В будущем мы это обязательно сделаем. Ну если не мы то это сделает другая команда. Мы верим в то что контекстное общение и zoom-интерфейсы перевернут устройство информационных потоков внутри компании.
      • 0
        ее нет в Вейве)))) вы тут ни причем.
        • 0
          Да, вы правы, не о том подумал -)
  • +1
    Я тут вижу свои личные волны из google wave. Скажите означает ли это что и у Вашей компании есть теперь к ним доступ?
    • 0
      Для генерации списка волн на сайтем мы получаем дайджесты волн, которые сожержат: заголовок, количество блипов, коллекцию участников волны, сниппет(кусочек текста который мы выводим ниже названия) и ID-шник волны, по которому мы генерируем ссылку на волну.

      Теоритически мы можем получить доступ ко всем волнам в которых есть наш робот. Робот может добавить любого участника в волну или получить волну в формате JSON.
  • 0
    А wave не закроется в ближайшее время? Вроде как будущее его туманно.
    • 0
      До марта Google Wave будет еще работать. К этому времени будет возможность миграции на WiaB, Wave in a Docs, и другие сервисы.
    • 0
      Попробую чуть более развернуто ответить:
      Wave закроется, надеемся что не в ближайшее время. В любом случае Google обещал, что Wave закроется после появления возможности миграции. В данный момент исходный код GW передают в Apache в проект Wave In A Box. В принципе там есть уже демо рабочей платформы.
      Кроме этого есть слухи о Wave In A Docs — о появлении части функциональности волны в гугл.документах.
      Мы же в настоящее время ведем разработку своей платформы.
      Так или иначе, я считаю, что концепция подобных платформ будет жить.
  • +1
    Если кто зарегистрировался ради интереса через Гугл Аккаунт и понял, что ему это не надо (как я), удалиться можно здесь: www.google.com/accounts/IssuedAuthSubTokens
    • 0
      Спасибо, нужно будет это на в хелпе записать.
      • 0
        а где у вас хелп?
        • 0
          Сейчас работаем над актуализацией помощи и видео-уроков.
          Пока можно посмотреть старую версию бест практис, но там неактуальная информация, особенно касающаяся работы с задачами
          wave.google.com/wave/waveref/googlewave.com/w+sc57bKT_A

          еще можно смотреть видео на нашем канале в youtube
          www.youtube.com/user/projectvolna

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.