Пользователь
0,0
рейтинг
25 декабря 2011 в 20:24

Электронная почта это просто?

В наше время существует большое количество информационных технологий, а с каждым годом их становится больше. Их изучают, развивают и придумывают новые. Есть такие, о которых знают все, есть такие, в которых разбираются только специалисты. А есть и такие технологии, которыми мы пользуемся ежедневно, по многу раз в день. Даже язык не поворачивается называть их технологиями — настолько они стали привычными и просто вросли в нашу жизнь, в наше ежедневное существование. Об одной такой технологии я и хотел бы поговорить сейчас.

Электронная почта. Наверное нет ни одного пользователя компьютера, у которого нет почтового адреса. Да что там компьютера! Клиенты электронной почты прочно обосновались на смартфонах, планшетах и даже телевизорах. Электронная почта это просто? Да, это просто. Любой может написать письмо, любой может прочитать, у всех есть почтовый ящик, у многих их несколько. Это настолько просто, что пользователи уже не умеют правильно написать письмо. И особенно это касается деловой переписки.

Мне (как и многим из вас, наверное) приходится вести деловую переписку по электронной почте. С сожалением вынужден отметить низкий уровень культуры пользования электронной почтой на постсоветском пространстве. Уровень зачастую настолько низок, что иначе как дикарями нас и назвать нельзя. Я не говорю сейчас о применении различных технологий, это отдельная тема. Речь идёт о правилах хорошего тона, об этикете, об уважении к тем, с кем ведёшь переписку.

Ниже я перечислил типовые ошибки, которые довольно часто встречаются. Многие из этих ошибок вызывают улыбку, иногда просто веселят, а часто и раздражают ваших адресатов. Эти ошибки легко исправить и не допускать в будущем. И, наверное, стоит это сделать, чтобы иметь вид культурного и воспитанного собеседника, пусть даже в электронной почте.

First name и Last name


У каждого письма должен быть отправитель. Отправитель это имя и фамилия, а также почтовый адрес. Все эти данные настраиваются в почтовом профиле. У многих настроен только один профиль и имя указано латинскими символами. Не думаю, что это правильно. Гораздо лучше сделать хотя бы два профиля: для общения с русскоязычными собеседниками (с именем написанным кириллицей) и для общения с иностранцами (имя латиницей).

Но это не единственный промах в таком маленьком поле, как отправитель. По старой русской традиции у нас принято указывать сначала фамилию, а затем имя. Всё прогрессивное человечество поступает наоборот. Точно так же (наоборот) настроены и почтовые клиенты. Так что правильно указывать имя сначала. Ведь вы же не хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо «Здравствуйте, Иванов!», а не «Здравствуйте, Иван!». Точно также вежливо к вам хочет обратиться и ваш собеседник. Так зачем заставлять его делать лишнюю работу и заменять вашу фамилию на имя при ответе? Что-то он о вас думает в такие моменты? Ещё мрачнее его мысли могут стать, если вы указали вместо имени свой никнейм.

Не забывайте про подпись


Каждое письмо должно заканчиваться подписью. К сожалению, не все об этом знают. А среди тех, кто знает про подпись, не все её корректно составляют. Подпись надо обязательно настроить в профиле. Не стесняйтесь сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторите ещё раз свои имя и фамилию. Это очень сильно поможет в случае, если переписка будет длинная и кто-то ещё подключится к ней позже, например. Не говоря уже о правилах хорошего тона.

Фраза «С уважением» и ваши имя и фамилия это минимум того, что нужно указать в подиписи. Если переписка деловая, то не забудьте указать название вашей организации, можно указать должность, чтобы собеседник знал, с кем он общается. В подпись можно добавить контактную информацию, например, рабочий телефон (с кодом города, даже если вы из Москвы), мобильный телефон, сайт и т.д. Но постарайтесь не перегрузить подпись большим количеством информации. Иногда бывает, что письмо на 90% состоит из подписи. Стоит этого избегать.

Отвечайте на письмо, отвечайте всем


Как только не отвечают у нас на письма. Самая грубая ошибка граничащая с пренебрежение к собеседнику — вместо ответа написать новое письмо, да ещё и с новым заголовком. Тем самым вы сообщаете собеседнику, что считаете его абсолютным бездельником, которому и заняться то нечем, разве что поискать в архиве ваши письма и попытаться угадать, какая переписка сейчас продолжается.

Чтобы не выглядеть в глазах собеседника хамом, обязательно отвечайте на письмо. Отвечайте с копией на всех участников переписки, не убирайте никого из копии без острой на то необходимости. Ведь не просто так появляются адресаты в копиях? Вы же хотите, чтобы все заинтересованные участники переписки получили ваш ответ, а само письмо аккуратно сгруппировалось с другими письмами в дискуссию, и вся переписка потом могла быть легко перечитана?

Цитируйте письмо


Когда-то давно, ещё на заре Интернета трафик был очень дорогой. Подозреваю, что с тех самых времён есть пользователи, которые удаляют всё цитирование при ответе на письмо. Иногда они удаляют не всю цитату, а только её часть. Не думаю, что таких пользователей много, но похоже, что они передают свои знания молодым поколениям, учат их удалять цитирование. К сожалению, вынужден разочаровать, современный доступ в Интернет позволяет не только перекачивать гигабайты торентов, но и переслать 1-2 килобайта (пусть даже 100) ваших электронных писем. Не удаляйте цитирование, оно может помочь освежить в памяти переписку. Не думаете же вы, что ваш собеседник общается по почте только с вами? В противном случае, о вас он будет не лучшего мнения.

Указывайте заголовок письма


Если вы хотите, чтобы ваше письмо было своевременно прочитано, а не обнаружилось потом в «спамоловке», то указывайте заголовок письма. Если хотите, чтобы ваше письмо правильно поняли и смогли найти потом во входящей почте, то указывайте корректный заголовок, который отражает суть и тему письма.

Используйте рабочий почтовый адрес


В деловой переписке используйте рабочий почтовый адрес. Понятное дело, что тяжёлое наследие советского периода до сих пор не позволяет всем организациям завести корпоративную почту. А иногда ваша патологическая занятость не позволяет вам настроить рабочую почту на домашнем компьютере. Бывают, конечно, и более веские причины, которые не позволяют использовать рабочий адрес. Но ни одна из этих причин не может быть оправданием, когда в деловой переписке используются адреса типа killer666, zai4onok и fuck_off. Не сложно представить, насколько серьёзно отнесутся к вам ваши партнёры. Существует достаточно большое количество бесплатных почтовых сервисов, многие провайдеры предоставляют почтовый ящик. В конечном счёте ящик даже можно оплачивать (какое кощунство!).

Пишите письмо, а не пересылайте документы


Часто бывает необходимо переслать какой-то документ в письме. И электронная почта для этого вполне подходит. Но не стоит пытаться всю переписку приводить к такому виду. Не надо писать письмо в текстовом процессоре (например, Word) и безмолвно вкладывать его в пустое письмо. Это выглядит по меньшей мере странно. Если вы высылаете таким образом отчёт или другой документ, то не поленитесь написать, что содержится во вложении.

Пересылайте архивы


Если вы хотите переслать много файлов, то лучше перед отправкой запаковать их в один архив. Тоже самое касается и больших документов. Зачастую сжатие позволяет сократить размер письма в 2-3 раза. Если вы также хотите, чтобы ваше вложение просмотрели, то используйте известный архиватор, который должен быть у всех. На данный момент это ZIP. Запакованный ZIP'ом архив, пожалуй, откроется в любой системе. Практически тоже самое можно сказать и о RAR, только применительно к России. Не используйте ультрановых архиваторов, которые «сжимают на 10% сильнее». Иначе вы рискуете получить в ответ то, что сами не сможете распаковать.

Сжатие сжатием, но постарайтесь не пересылать больших вложений. Особенно нескольким адресатам сразу. Особенно если не хотите заблокировать почтовый сервер получателя. Даже несколько мегабайт может повредить слабому серверу. Если вы сомневаетесь, что письмо с вложением дойдёт до адресата, то лучше этот вопрос согласовать с получателем. В конечном итоге файлы можно передать через FTP или иным способом.

Пользуйтесь проверкой орфографии


Ясное дело, что орфографические ошибки это последнее, на что сейчас обращают внимание. Уровень общей грамотности настолько низок, что можно смело писать письмо не боясь, что его прочтёт грамотный человек. Пожалуй, это проблема не использования электронной почты. Это общая проблема сейчас. И только удивляться можно, как же с такой грамотностью (вернее с её полным отсутствием) можно закончить ВУЗ. Однако, как бы то ни было, встречаются ещё такие чудаки, которые замечают орфографические ошибки и считают, что писать надо правильно, а не так как нравится. Наверное для них и придумали проверку орфографии. Хотя я считаю, что настроить её надо всем.

Вместо эпилога


Я постарался рассказать о самых распространённых ошибках в деловой переписке по электронной почте. По моему опыту, именно перечисленные ошибки позволяют считать нас бескультурными Интернет-пользователями. Не сомневаюсь, что ошибок гораздо больше, наверняка есть те, о которых я даже не знаю, есть, наверное, и такие, которые я и сам совершаю день ото дня. Так что не стоит обвинять меня в снобизме, просто скажите, в чём я неправ и я постараюсь исправиться. Ведь электронная почта это просто?

PS: Не думайте, что я кого-то чему-то хочу научить. Так, просто мысли вслух. Вдруг кто-то просто не знает. А у меня накопилось. :)
Олег Большаков @ob1
карма
95,2
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Реклама

Самое читаемое

Комментарии (193)

  • –18
    А мне нравится, когда люди говорят, пишут в уникальной для них манере. Ведь e-mail — это просто разновидность общения. Вы еще напишите статью, как правильно писать СМС-ки. Поменьше занудства и люди к вам потянуться. И не нужно учить других, как «делать правильно». Один вы знаете, а все остальные — не правы. Единственное правило электронной почты — нет никаких правил!
    • 0
      А я еще помню те времена, когда в телефонах не было русских букв, и приходилось писать смс'ки с помощью похожих мнемоник, типа «npuBeT». Так что статью про то, как писать правильно СМС я бы плюсанул обоими руками :)
      • +4
        Наличие «правил хорошего тона» в деловой переписке — это хорошо, но не стоит доходить до того, чтобы делить все на правильное и неправильное.
        Не бывает правильных и неправильных емейлов, мнений, сочинений.
        Помню случай, сочинение школьника было забраковано как «неправильное»:
        — Автор хотел сказать совсем не это!
        • +5
          Бывают неправильные письма, ещё как бывают. Деловая переписка — это не сочинение на свободную тему, а средство передачи информации, и чем более кратко, понятно и красиво будет передана нужная информация — тем правильнее написано письмо.
          • +2
            Согласен. Как ГОСТ-ы в конструкторской документации (мы бы не полетели первыми в космос, если бы все чертили как хотели) — так и правила переписки по e-mail. Только вот почему-то не нужно объяснять, зачем соблюдать один стиль ЕСКД, а вот про переписку — многим людям неочевидно.

            И не только молодым, и не только славянам… хотя буржуи реже
            • 0
              > И не только молодым, и не только славянам… хотя буржуи реже
              IMHO национальность тут не имеет значения. Буржуи пишут ерунду, неуважительно и безграмотно так же часто как и русские.
              • 0
                Может я не замечал, потому что гуглтранслейт это нивелирует? :)
      • 0
        Я писал транслитерацией и нормально, люди читали и понимали что там пишет :)
        • 0
          Можно писать даже загадками и с ашиПками. Но я уверен что люди с бОльшим удовольствием читали бы если текст написан нормальными буквами.
        • 0
          >люди читали и понимали

          и посылали лучи ненависти:)
      • 0
        Некоторые до сих пор транслитом пишут
  • +1
    Спасибо за статью.
    Еще стоит добавить несколько предложений о необходимости сжимать вложения размером больше 1 мегабайта архиватором(если они жмутся) или присылать только ссылки на большие документы(предварительно выложив их или на сетевой шаре или на каком-нибудь внешнем ресурсе). А то часто бывает, что кто-нибудь начинает слать письмо с вложенным неархивированным документом размером в 5 мегабайт в лист рассылки размером 50 человек, что полностью останавливает работу и попросту забывает и без того маленький ящик.
    • +3
      У меня было по другому. Работал в банке. не программистом.
      И вот один раз пересылали нам по ФТПшке один документ RTF-ный. Который занимал около 10М. линия SHDSL около 256К было на 7компов.
      Когда я попробовал возразить ГОСПОДАМ программистам что можно было бы сжать. То в ответ услышал приблизительно такое: «Та что ты понимаешь в этом деле, там же онлайн сжималка gzip стоит......».
      Ну вот так к конце дня мы его и стянули, потом я чисто для интереса схал — получилось 3М
      • 0
        При пересылке через почту уже сжатый файл увеличиться в среднем на 30% благодаря кодированию BASE64.
    • 0
      Да, кстати, про сжатие забыл добавить.
    • 0
      Добавил про архивацию.
    • 0
      Лучше вместо этого просто перестать пользоваться форматами, не включающими в себя обязательную упаковку.
  • +11
    Еще вспомнилось.
    Если вы постоянно общаетесь с заказчкиом и, вместе с тем ведёте внутреннюю переписку, то если вы пересылаете письмо с перепиской внизу НЕ ПОЛЕНИТЕСЬ промотать и прочитать — о чем же там внизу написано. Там может быть мат(бывает — шалят админы и разработчики в переписке друг с другом :)), обсуждение како-либо внутренней проблемы проекта, о которй клиенту пока знать не положено или обсуждение каких-либо финансовых вопросов, о чем всем подряд знать не положено.
    Так же, когда пересылаете или отправляете писбма внимательно проверяйте TO и CC, чтобы там «случайно» не оказалось представителей заказчика. Были случаи, когда информация о проблеме, которую можно починить за 5 минут, «случайно» уходили таким образом заказчику, что вызывало такие всплески эмоций и у людей разыгрывалась такая фантазия, что вызывало серьёзные эскалации и финансовые проблемы проекта. Это послужило мне уроком на всю жизнь.
  • –17
    Технология email устарела 20 лет назад. Доказательство — огромные тонны спама, с которыми компании слабее Гугл или Яндекс просто неспособны бороться (все эти IP-based спамлисты, фильтры Байеса и примитивные линуксовые скрипты на перле и регулярках — жалкие недоинструменты, легко обходимые даже начинающим спамером) и антиюзабельный интерфейс. Попробуйте, например переслать произвольному собеседнику 500-мегабайтный видеоролик.

    Ошибки при доставке почты не выводятся в удобочитаемом виде, а приходит письмо на непонятном английском языке, с кучей непонятных слов и технической информации.

    Email не интегрирована в социальные сети — нельзя отправить email прямо из профиля, что тоже является серьезным минусом.
    • +3
      Не знаю о чем Вы, нормальная настройка Байеса снизило получаемый спам с 10000 в день до 100 и то, потому что сыпятся письма на abuse, host+postmaster на которых фильтр отключен.
      Гугл и другие фильтруют только по domainkeys+spf+sender callout все остальное проходит и идет в проверку по Байзану, далее попадает либо в спам либо дальше по пути. Настроить такое на exim в два счета.
    • +2
      Пример ошибки при доставке почты:
      Не удалось выполнить доставку следующим получателям или лицам из следующих списков рассылки:

      There was an address…
      Сообщение не было доставлено из-за настройки политик безопасности. Microsoft Exchange не будет повторять попытку доставить это сообщение электронной почты. Передайте следующее диагностическое сообщение системному администратору.

      Все на понятном русском языке. Даже рекомендация есть, что с этим письмом сделать.
      Мы ведь обсуждаем корпоративную переписку? В этом случае разбираться, что в ответ пришло — не есть задача какого-нибудь клерка, ему не за это деньги платят. Есть специально нанятые люди, чтобы устранять ошибки. И куча технической информации — как раз для них.
    • –3
      Это проблема не электронной почты, а убунты. Баг #1, оттуда и почти весь мировой спам.
      • 0
        Вы о чём?
  • +13
    Вредный совет про RAR несколько портит статью.
    • +3
      Абсолютно согласен. Мне по роду деятельности регулярно приходится работать с международными компаниями: крупными инвестиционными банками в роде Credit Suisse или Goldman Sachs, юридическими консультантами и так далее. Как можно догадаться, у них все лицензионное, и при этом они консервативны до немогу. Не то, что WinRAR, но и даже бесплатный 7-zip они не ставят. Обычно используется штатный архиватор все той же консервативной Windows XP, т.е. кроме zip они ничего не поймут.

      Исключительно отдельная тема — размер письма, а также разбитие его на части…
      • +2
        С zip'ом тоже, к сожалению, не всё гладко.

        Насколько я знаю, zip хранит названия файлов в однобайтовой кодировке. То есть, файл, названный русскими буквами и запакованный в zip в русском Windows, в не-русском Windows распакуется в файл, названный кракозябрами.

        Также я наступал на эти грабли, когда передавал файлы между Windows и Linux.

        RAR и 7z, насколько мне известно, лишены этого недостатка.
        • +1
          Чтобы избежать подобных недоразумений, я по старинке не использую кириллических символов и пробелов в именах файлов. :)
        • 0
          У меня есть информация о том, что в zip таки можно записать названия файлов в юникоде. Вопрос только в том, сможет ли распаковщик их прочитать. Но записать можно.

          С другой стороны, совершенно не понятно, зачем пользователю некириллических форточек может понадобиться файл с кириллическим названием.
          Но даже если и так, прочитать он не сможет только название файла, внутри будет полный порядок.
          • 0
            Да, можно. Линуксовый с этим вполне справляется. Со чтением тоже проблем не видел, в том числе под виндой. А вот созданные под виндой под линуксом часто глючат.

            А случаев, когда понадобится может быть очень много, самый простой — чужой комп в командировке-отпуске, ещё письмо в саппорт иностранной фирмы с русскоговорящими сотрудниками.
        • 0
          Насчет rar — не так давно приходилось ставить WinRAR под Wine, что бы распаковать файлы с кириллическими именами в linux.
          • 0
            Вы удивитесь, но обычный unrar под Linux корректно распаковывает файлы с русскими именами.
            • 0
              Вы правда думаете, что я не пробовал?
              • 0
                Не знаю, пробовали или нет. Просто говорю, как оно есть.
                • 0
                  • 0
                    Разбирайтесь, у меня всё работает:

                    • 0
                      Обновил до 4.10b5, заработало само. Интересно…
                      • 0
                        Если я правильно помню, то и с 3.xx работало нормально.
                  • 0
                    Какая локаль в консоли?
    • +1
      Про RAR подписал, что только для России. У нас он очень популярен.
      • +1
        Можно было смело писать про 7zip. Ибо и WinRAR, наиболее распространенный как раз в России, и 7zip, который обычно ставят взамен WinRAR-а ради лицензионной чистоты — прекрасно читают такие архивы. Степень сжатия к тому ж выше, да и сам архиватор открытый. По всем параметрам лучше.
        • +1
          Про 7zip можно только написать, что он популярен. Но в реальной переписке его лучше не использовать.
          • 0
            Смотря с кем. Если с тем, кто принимает rar-ы (преимущественно в России) — можно и 7zip. Ну а за рубеж лучше старый добрый zip…
  • +2
    Всё это правильно. Жаль только одного: аудитория хабра, в большинстве своём, знает и придерживается этих правил (надеюсь). А вот кому действительно стоило бы прочитать эти советы — вряд ли их прочтут.

    Может, распечатать и в офисе вывесить? :)
    • +1
      У нас в конторе это закреплено во внутреннем нормативном документе «правила пользования электронной почтой». Заставлять читать при приеме на работу и тыкать в него периодически-полезное дело.
      • +1
        Настроить правила на сервере выдавать ошибку с текстом? :)
  • +6
    А если человек не пишет «с уважением», то что? Он ненавидит собеседника? :) По моему из-за таких советов (только тот, что про уважение, остальные полезны) эта фраза выродилась в подобие (html) (/html) — чисто формальные строчки которые за человека пишет робот. Особенно радует комбо:

    С Уважением Вася Пупкин.
    Вася Пупкин (это уже подпись пошла).
    • –3
      Ну раз не написано «с уважением», то может быть и не уважает. Просто это самая популярная подпись.
  • 0
    Я против формальностей.
    • 0
      Вы, конечно, вправе чистить зубы не щёткой, а стамеской…
  • +5
    Верно замечено, что 99% пользователей не умеют пользоваться почтой, что несколько отличается от знания как отправить письмо.

    Хотел бы дополнить моментами, которые считаю архиважными (например, в рабочей переписке внутри компании).

    На письма надо банально отвечать. Хотя бы коротко «ok, подумаю» или «спасибо за отчет».
    Тот, кто не отвечает на письма — дикарь и нехороший человек.

    Когда приходит письмо, в котором несколько получателей — надо жать кнопочку «ответить всем».

    Если вопрос новый — не отвечать на последнее письмо, а создавать новую тему.

    Чем сопроводить документ и что написать в заголовке легко понять, если представить по каким фразам искать это письмо и обсуждение через год.

    И кстати, современная тенденция отказа от email в корпоративной переписке (переход на общение внутри корпоративной соцсети) мало что меняет в правилах общения.

    • 0
      Справедливые замечания, про «ответить всем» я написал в Отвечайте на письмо, отвечайте всем. С остальным в общем согласен. Хотя я не на все внутренние письма отвечаю, иногда проще поговорить с человеком, чем написать «Спасибо за письмо».

      Что касается внутренней корпоративной соц.сети, то это также не отменяет внешней переписки по электронке.
    • +1
      Первое решается запросом о получении письма.
      • 0
        Это же ещё настраивать надо. Не все настраивают, не все ставят этот флажок при отправке. Да и в общем случае подтверждение доставки ничего не означает. Письмо могли просто положить в корзину.
        • 0
          Для суда достаточно = для меня достаточно :)
          • 0
            Есть прецеденты? Афаик, переписка по электронной почте (по карйней мере без ЭЦП) вообще не является сколь-нибудь значимым доказательством для суда.
            • +1
              У нас не является, зарубежом (как минимум в США точно) является, более того, существуют разного рода законы, которые регламентируют обработку и хранение электронной информации, с целью недопустить уничтожение или искажение в случае судебных разбирательств. См. например Sarbanes-Oxley Act.

              В программах типа эксчейнджа встроен очень большой пласт функционала связанный с этими легальными заморочками, разного рода архивирование, судебные удержания и т.д. Разные дисклеймеры типа «это письмо является конфиденциальной информацией, если вы его получили неправильно — удалите» и разные logon banner'ы, motd с предупреждениями, что неавторизованный доступ запрещён — оттуда же.
              • 0
                Бог миловал от тяжб за пределами России :) Но спасибо за инфу, может и пригодится
      • 0
        Поганая привычка. Письмо не должно вынуждать читающего принимать какое-либо решение сразу после открытия письма. Свой почтовый клиент всегда настраиваю так, чтобы он игнорировал запросы о получении.
        • 0
          Нормальная привычка, по почте-улитке ресипты тоже шлют. И в дело подошьешь чуть что.
          • 0
            Эээ… не подумайте, что я издеваюсь, но я не понял ничего, кроме двух первых слов.
            • 0
              Почта-улитка = snail mail (жарг.) — обычная почта.
              Ресипт (правильнее ресит, но еще непонятнее) = receipt — уведомление.
              «в дело подошьешь» — в случае судебного разбирательства реситы легко и просто объяснить судье / присяжным.
              • 0
                Что скажут суд в ответ на «я не знаю, кто отправил уведомление о прочтении. в тот день меня в офисе не было, что могут подтвердить 100500 человек, командировочное удостоверение, регистрация по месту пребывания в гостинице, счета из неё же, билеты и т. п. Вот все эти бумажки. Я считаю, что истец пытается ввести высокий суд в заблуждение. Возможно ненамеренно, а просто не разбираясь в информационных технологиях. Он просто не знает, что уведомление о прочтении может быть отправлено любым лицом и даже автоматически, но вовсе не означает, что лично я его прочёл»
                • 0
                  Это у нас :) В более другой ситуации — если ваша программа отправляет подтверждение прочтения, значит вы прочитали, если не читали — всё равно несёте ответственность, к вашей почте должны иметь доступ только вы, и т.д. и т.п.
                • 0
                  Это уже ему доказывать придется, а не Вам что Вы отправили :)
                  В Европе все очень легко проверяется, так что вряд ли он сможет подделать столько документов
              • 0
                Уведомление в случае обычной почты — это уведомление о доставке конверта. Электронная почта не имеет механизма уведомления о доставке конверта.

                Уведомление в электронной почте — это уведомление о прочтении. И вот это требование — уведомлять о прочтении — это поганая привычка. Получаетель письма, возможно, не имеет желания уведомлять отправителя о прочтении.

                Лично меня крайне раздражают выскакивающие в клиенте сообщения о том, что отправитель запрашивает уведомление. Какого черта заставляете меня совершать телодвижения, которые я совершать не собирался? Если я пожелаю — я сам сообщу вам о том, что я прочитал ваше письмо.
                • 0
                  А как вы узнаете, что я пожелал, чтоб вы сообщили о том, что прочитали мое письмо? Не руками же писать «с подробным ответом можете не торопиться, но по получению, пожалуйста, сообщите, что вы письмо прочитали, чтоб я не волвался, что оно где-то затерялось» в 21-м веке? :)
                  • 0
                    А зачем бы мне узнавать о том, что Вы что-то там пожелали? Я вот желаю, чтобы Вы после каждого комментария перечисляли мне 1000 рублей. Но я не лезу к Вам с подобными неуместными просьбами.

                    Точно так же с уведомлениями. Не нужно лезть к адресату с неуместными просьбами. Адресат не обязан немедленно уведомлять о прочтении. У адресата должно быть время на подумать. А потом уж он решит, что ему делать — сообщить о прочтении или проигнорировать.
                    • +2
                      А если он решит сообщить о прочтении, не будет ли это не то что неуместной просьбой, но неуместным действием? Может отправителю это уведомление совсем не нужно, а Вы со своими решениями уведомить будете его отвлекать? А так, стандартный способ сообщить о желании получить уведомление о прочтении. Отправитель не виноват, что ваш почтовый клиент делает это раздражающим для Вас образом, а не ставит где-то малозаметную галочку.
                      • 0
                        >А если он решит сообщить о прочтении, не будет ли это не то что неуместной просьбой, но неуместным действием.

                        Да, конечно, это может быть неуместно. В том-то все и дело — не нужно напрягать друг-друга. Проявите такт. Пишете письмо — не требуйте уведомлений. Получили письмо — подумайте, как правильно отреагировать.

                        >Отправитель не виноват, что ваш почтовый клиент делает это раздражающим для Вас образом, а не ставит где-то малозаметную галочку.

                        Совершенно не важно, как это делает почтовый клиент. Важен сам факт того, что отправитель считает себя вправе установить какое-то требование к получателю. В конце концов, если очень хочется узнать о прочтении — напишите это прямо в теле письма, вежливо и по-человечески.
                        • 0
                          В деловой (ключевое слово деловой) переписке это совершенно нормальное и разумное требование. Вас же не пугает, например, то, что вам могут перезвонить после отправки письма и спросить получили ли вы его, прочитали ли вы его, и даже попросить выполнить разные другие действия.
                          • 0
                            Очень даже пугает. Это широкораспространная порочная практика — звонить после отправки письма.

                            Прелесть переписки заключается именно в том, что она не требует немедленной реакции. Не должно быть никакого дополнительного запроса на обработку письма.

                            Если в процессе делового взоимодействия требуется немедленная реакция — должен быть выбран другой метод взаимодействия, не почта. Используйте телефон, мессенджеры или еще что-то, что заточено под реал-тайм.

                            Почта — это протокол, не подразумевающий немедленной реакции. Звонки после письма — это костыли, которые прямо таки кричат: «Алё, вы выбрали неправильный метод коммуникации!».
                            • 0
                              Назовите хотя бы ещё один метод взаимодействия отвечающий следующим критериям:

                              1. Передать точно достаточно большой объём информации.
                              2. Обеспечивать немедленную реакцию.
                              3. Быть у всех.

                              Почта — это способ передать информацию, почему по вашему просто позвонить, когда нужна немедленная реакция — это нормально (ведь придётся всё что могло бы быть написано в письме передавать устно), а позвонить отправив информацию по которой нужна реакция — нет?

                              Считайте, что звонок после письма — это самостоятельный звонок, а письмо просто удобный способ передать информацию для обсуждения по телефону :)
  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
  • +7
    Добавлю пару советов бюрократа.

    Начиная диалог с малознакомым человеком, следует представиться так, чтобы собеседник понял с кем говорит, т.е. указать фамилию, имя, компанию, должность, обстоятельства предыдущей встречи (если была). Следом кратко описать причину написания письма.

    Не томите читателя, переходите быстрее к сути. Сначала суть, потом пояснения. Если задали вопрос, к которому идут пояснения на страницу текста, в конце письма кратко повторите вопрос. Иначе получится как в анекдоте: «Штирлиц знал, что лучше всего запоминается последняя фраза».

    Если задаете множество вопросов в одном письме, разбейте их по абзацам и пронумеруйте. Во-первых, так удобнее отвечать, квотируя каждый вопрос и добавляя ответ под ним. Во-вторых, ни один вопрос не будет пропущен.

    Обращаться следует к адресату(ам) письма. Лица, указанные в копии — немые свидетели. Если вас обуяло желание влезть в разговор без приглашения (вы были в копии), следует извиниться. Точно так же, как если бы вы услышали чужой диалог в реальной жизни и решили бы в него вступить.
    • +3
      Еще один совет по поводу бюрократии: Не просто предпочитайте писать «Вы», а рекомендую даже забыть что в офиц. письмах можно переходить на «Ты».
      Другим словами: «Знайти где нужно ты-кать»
  • +3
    Ещё одна уловка, которая помогает сэкономить кучу времени, нервов и денег.
    Советую создать в вашем почтовом клиенте правило задержки на исходящие письма. Например вы можете заставить его[почтовый клиент], отправлять письма только через 3 минуты(время вы можете менять по вашему усмотрению) после того как оно «свалилось» в Outbox. Это позволит вам оперативно отменить отправку письма, написанного под воздействием сильных эмоций, если вы остыли и резко передумали посылать собеседника в длинное эротическое путешествие. Так же это помогает в том случае, если после того, как вы нажали кнопку «Отправить», вам пришла гениальная мысль, которую вы бы хотели вставить в отправленное письмо(как говорится «умная мысля приходит опосля» :)).
    3 минуты — задержка маленькая и не повлияет на ход процессов. Если вы хотите, чтобы некоторые письма уходили сразу после отправки, то вы, например, можете создать правило типа «немедленно отправлять письма с пометкой „Очень важно“».
    Данное правило опять же спасало меня не раз. Так что — очень советую :)
    • 0
      В gmail «лабс» можно включить опцию, котора в течении нескольких секунд позволяет сделать undo и «вернуть» только что посланное письмо. Очень пролезно :)
      • 0
        К сожалению, в Gmail даже с включённой функцией отмены нельзя просмотреть только что отправленное сообщение, найти там ошибку и отменить его. Как только вы откроете цепочку, кнопка отмены исчезнет.
    • 0
      Мне понравился бумеранг мыло для gmail — где то на хабре прочитал. Позволяет откладывать отправку письма на определённое время и день. Очень удобно отправлять письма поздно ночью, а получателю кажется, что вы его отправили только с утра. Ссылка с рефом, кому не нравится, можете удалить. Есть бесплатный вариант 10 шт в месяц, есть платная подписка.
  • 0
    В теме указывайте название проека и суть письма в двух-трех словах, — заботьтесь о людях, которые получают в день много писем по разным проектам :)
  • 0
    А почему нет правила, что дурным тоном считается пересылать большие архивы в письме, а не давать на них ссылку, предварительно разместив на каком-нибудь файлохостинге? Это в какой-то мере касается фоток (фотохостинги) и документов (гугль-доки).
    • 0
      Есть такое — Пересылайте архивы, второй абзац.
  • +3
    А вот я считаю самой главной проблемой электронной переписки повальное использование при цитировании схемы «топ-постинг», когда сначала идет ответ, а потом целиком все письмо, на которое отвечают.

    В одном из остроумных разъяснений видел такой пример:

    A: Because it messes up the order in which people normally read text.
    Q: Why is top-posting such a bad thing?
    A: Top-posting.
    Q: What is the most annoying thing in e-mail?

    Смешно? Но ведь так оно и есть на самом деле. Кажется, эту проблему в мировом масштабе уже никогда не решить.
    • +3
      Это экономит сотни тысяч человекочасов на прокручивание бесконечной переписки до конца письма, чтобы там прочитать одну строчку ответа.

      А ещё уберегает от ситуаций когда ответ приписанный снижу просто игнорируют.
      • 0
        Это ещё не самое страшное. У моего хостера сначала приводится цитата. потом ответ, потом подпись. У меня сначала ответ, потом подпись, потом цитирование переписки(ИМХО так действительно удобнее).
        Так вот, когда у нас разгорается очередной холивар по поводу внедрения необходимой мне функции, по какой-либо причине отсутствующей на сервере переписка превращается в очень неудобочитаемое произведение, особенно учитывая, что обе стороны стараются максимально аргументировано оправдать свою точку зрения.
        Мой ответ хостер видит сразу, но ему приходится прочитать мой предыдущий ответ, и только потом свой, чтобы «вспомнить переписку». Я также, сначала вижу свои долгие пространные объяснения, и только потом такие же витиеватые речи хостера…
        • +1
          Я вообще обычно предпочитаю не включать подпись после первого-второго ответа, иначе переписка будет состоять из одних подписей.
          • 0
            Это, выход, конечно. Но в моём конкретном случае в письме явно указывалось, что нужно полностью цитировать переписку в ответном сообщении. Моя подпись занимает три строки (и то, для красоты, вместилось бы в одну), а вот подпись хостера — около 20 строк+картинка. Порядка 80% переписки спам :)
            • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
              • 0
                Я не санкционирую получение рекламных подписей в 20 строк с картинками — значит спам. :)
      • +3
        А bottom-posting экономит время, которое нужно на понимание, к чему относится одна строчка ответа, особенно если одновременно идет обсуждение хотя бы более одной вещи. У каждого стиля есть и плюсы, и минусы, но ответ после цитаты выглядит более логичным и в теории должен восприниматься адекватнее.

        Жаль, что нынче все настолько заняты, что старомодные взгляды на этикет — явное удаление ненужной переписки (избавление от «оверквотинга») и ответ после цитирования того, на что отвечаешь, — разбиваются о якобы экономию времени на оформление.

        Я, например, никогда не пользовался для почты «Аутлуком». Для меня было шоком, когда мне рассказали, что он не умеет, по крайней мере по умолчанию, как-либо явно выделять строки, начинающиеся со стандартного символа цитирования — знака «больше». Конечно, в таких условиях никто не будет цитировать по-человечески.
        • +1
          Никто не мешает в явном виде процитировать нужные строчки, на которые даётся ответ, я обычно так и делаю, если нужно ответить на разные части текста. Однако, весь этот текст всё равно сверху письма остаётся.

          Между прочим переписка между аутлуками выглядит обычно весьма аккуратно и читабельно, примерно как тема на форуме в обратном хронологическом порядке. А вот переписка между разными клиентами бывает просто ужасной — какие-то удаляют форматирование, вставляют выделение цитат (в три слоя), пишут кучу ненужной информации о пересылках письма и заголовках и т.д, поневоле становятся актуальны «старомодные взгляды» — удаление переписки и т.д.
        • 0
          Ещё учтите, что многие мобильные устройства выкачивают письмо не целиком, а только его начало. Если ответ сверху, а цитирование снизу, то вы сразу увидите ответ. В противном случае вам придётся выкачивать всё письмо и потом ещё проматывать его на небольшом экране телефона. Не все же сидят в офисе за 32" монитором.
    • 0
      Не решить, так как большинство пользователей сидят на веб-интерфейсах, многие из которых, по примеру gmail-а объединяют переписку в ленту и скрывают цитирование оставляя только саму суть. Для них этой проблеммы просто не существует.
    • +2
      Все буквы ниже являются просто размышлениями и образным вариантом предложения. Не надо относиться к ним, как к панацее. И для их применения нужно сначала создать почву.

      Решить можно очень просто. Просто надо вместо того бардака, в который превратилась информатика, сделать несколько предметов в школе:

      1. Компьютеная и информационная грамотность
      2. Сетевой этикет
      3. Алгоритмика
      4. История информации и информационно-вычислительной техники

      И грамотно преподавать эти предметы — не пройдёт и века, как все проблемы будут решены. Весь курс по всем этим предметам можно дать всего за один год, за пару часов в неделю, не так уж и много там информации.

      В плане почты — важно научить детей понимать, в каких случаях лучше топ-постинг и в каких он неуместен и даже не столько топ-постинг, сколько научить их самих понимать, что где уместно и где было бы лучше сделать иначе.

      Я когда-то давно, когда ещё училась в пятом классе, нашла в школьной библиотеке книжку про форточки, но поборов возмущение таки прочитала её (читала всё, что было на информационную тематику — жажда знаний и безграмотная училка) и нашла в самом конце интересную статью про сетевой этикет. Интернета в те времена в Москве было мало, но он таки был. Не без приключений (гугля-то тогда не было ещё. И яндекса не было. Ничего не было почти) я нашла таки оригинал этой статьи и обсуждением, прониклась и вот она я. По крайней мере почту оформлять научилась.

      Однако печаль вызывает тот факт, что из девяноста двух человек, учившихся со мной в том потоке, только трое включая меня пишут грамотные и аккуратные письма, от остальных один мат вместо эмоций.
      • 0
        Процент который вы привели — трое из девяносто двух, очень уж похож на знаменитое правило 95%, видимо это баг в прошивке человека.
        • 0
          Нет, это просто отсутствие воспитания.
          Лирическое отступление:
          Именно поэтому эти 95% считают, что если они сольют свой пароль от социалки, то все их должны жалеть, потому, что они такие бедные и несчастные пострадали от злых хацкеров. Прям как жертвы пожара и наводнения одновременно, чесслово. И вот ни вбить и вдолбить в их головы, что слив пароля от социалки это их вина и они этим причиняют кучу проблем всем окружающим. Они не жертвы пожаров и наводнений, они заснули за рулём автомобиля и убивают других людей. И винить в сливе пароля можно только их самих. Вот не понимают они, что не требовать к себе сострадания надо в такой ситуации, а как минимум извиниться и сделать выводы.
          Но я не хочу верить в то, что человечество на столько тупо, чтобы не осознавать таких элементарных вещей. Я верю, что это — проблемы воспитания. Массовые, к сожалению, в наше время. Изза массовости возникает ещё одна большая проблема — лжевоспитание. Это тоже очень плохо. Это просто рак какой-то =(
          • 0
            Не всегда слив пароля вина пользователя. У меня как-то почту умудрились увести, при том, что запоминалками пароля не пользуюсь, в словарях его нет, только грубый брутфорс бы помог (9 символов разного регистра + цифры + спецсимволы), ось линукс. Скорее всего на сайте была дыра или целенаправленная атака, но последнее очень маловероятно.
            • 0
              Дыра на сайте это не слив пароля.
              Слив пароля это «ГолыеСиськиСмотретьСейчас.exe -> программа хочет сделать с вашим компьютером плохое -> ок»
              • 0
                Опять же в чём вина пользователя, если ему от доверенного контакта пришло предложение посмотреть на голые сиськи? :) Может даже этот контакт его и научил в реале, что вложения нужно открывать, особенно от него.

                К сожалению, «прав» на работу с компьютером вообще, а в Интернете в частности (по аналогии с правами на управление автотранспортом или разрешением на ношение оружие, или даже допусками работы с электрикой) у нас не выдают, а значит формулировка «знал или должен был знать» неприменима даже к специалистам с ИТ-образованием, если ИБ не их профиль.
                • 0
                  Значит купив в магазине топор и не будучи профессиональным лесорубом можно по незнанию зарубить несколько человек?

                  Или купив газовую плиту но не будучи профессиональным газовщиком или поваром можно нечаянно взорвать или перетравить весь дом?

                  Как только любой объект перестаёт действовать только на его владельца и начинает действовать на кого-нибудь ещё владелей начинает нести полную ответственность за его дейтсвия, будь то топор, плита или комьютер или его учётная запись в социалке.

                  А по вашей логике получается, что я могу случайно терминтую шашку вам под дверь положить, не будучи профессиональным сапёром. Ну правда же, откуда мне знать, что эта дрянь может кому-нибудь навредить? Мне продружка сказала, что она просто сделает приятный запах, а я просто хочу вам понравиться.
                  • 0
                    УК РФ эти вопросы решает просто:
                    — умышлено с прямым умыслом — вы знали об опасных последствиях своего деяния и желали их наступления (знали что ГолыеСиськи… начнут дидосить какой-то хост и хотели этого)
                    — умышленно с косвенным умыслом — знали, но но прямо не желали или относились к ним безразлично (знали, но вам было пофиг)
                    — по легкомыслию — знали, но думали, что их избежите (знали, но думали, что раз запускаете в «песочнице», то дидоса не будет, максимум файерволл заругается на исходящие)
                    — по небрежности — не знали, но могли бы узнать при должном желании (погуглить насчёт ГолыеСиськи… и узнать, что бот-клиент)

                    Последний пункт самый сложный, афаик, как для обвинения, так и для защиты. Сложный для обвинения в случаях вроде ГолыеСиськи… («мой подзащитный погуглил это имя файла и не нашел в выдаче сведений о его вредоносности») и сложный для защиты в случае топора («обвиняемый не мог не слышать в детстве сказку „Красная шапочка“, где дровосеки топорами убили волка путем рассечения мышечных тканей живота и желудка») или термитной шашки. Хотя с термитной шашкой сложнее, но ведь фильмы типа «Белое солнце пустыни» или «Не бойся, я с тобой» смотрели? А что, правда хотите? Можно без шашки обойтись? ;)
                    • 0
                      Тогда слив пароля это массовое опубликование персональной информации без разрешения. На любом ресурсе есть соглашение, в котором ясно написано, что пользователь несёт ответственность за свой аккаунт и слив пароля не является оправданием.
                      • 0
                        Как правило, эта ответственность ограничена только отказом от претензий к ресурсу. Если дело дойдёт до уголовного дела, то все эти соглашения будут ничтожны. Судить будут того (в идеале), кто совершил преступление, а не того, от чьего имени оно было совершено, если он не был соучастником.
                        • 0
                          Преступная халатность пока ещё наказуема. Возможность хищения персональных данный была получена злоумышленником именно благодаря некомпетентности юзера. Если всвязи с халатностью сотрудника завода кто-нибудь отрежет кому-нибудь руку гидравлическими ножницами, то судить будут всех, а не только того, кто попросил пустить его с Васей к резаку, посмотреть как там прикольно режутся болванки.
                          Мораль: пользуешся чем-либо, что способно принести кому угодно какой угодно вред? Неси ответственность, будь грамотен, не допускай халатности. И не важно, отрежут ли кому-нибудь руку или просто отвелечёт спамом от важных дел. Ответственность должен нести и тот, кто дал возможность произойти негативному дейтсвию, а не только тот, кто его действовал.
                    • 0
                      отя с термитной шашкой сложнее, но ведь фильмы типа «Белое солнце пустыни» или «Не бойся, я с тобой» смотрели?

                      Позанудствую. Термитную там не показывали. Термит не взрывается, он горит. И используют его чаще не саперы, а сварщики.
    • 0
      Солидарен. Мне гораздо приятнее читать письма в которых сначала идет цитирование соответствующего фрагмента, затем ответ, потом следующий фрагмент, ответ на него и т.д. При этом ненужные цитаты должны вычищаться. Оверквотинг зло, а цитирование всей истории переписки — зло абсолютное.
      • 0
        Никто и не предлагает писать ответ перед цитатой.
        • +1
          GMail предлагает, по крайней мере по умолчанию. Имхо это удобно, особенно когда в «цепочке» обсуждается только один вопрос, да ещё «в режиме IM» (письмо отправил и сидишь ждешь ответа через пару минут).
          • 0
            Нет, не предлагает. Гугл предлагает писать ответ перед предыдущим письмом. Предыдущее письмо — это не цитата.
            • 0
              Во-первых, он предлагает писать перед всеми предыдущими письмами (включая ваши исходящие по мере возможности). Во-вторых, как это не цитата? Полное цитирование, причем стандартным (де-факто точно) способом — с помощью ">"
              • 0
                >Во-первых, он предлагает писать перед всеми предыдущими письмами

                Именно перед письмами. А не перед цитатой.

                >Во-вторых, как это не цитата? Полное цитирование, причем стандартным (де-факто точно) способом — с помощью ">"

                Вот так — не цитата. Цитата — это часть письма, строго в требуемом объеме. Цитату следует скопировать из письма, на которое дается ответ, и вставить в свое письмо.

                А вот манера вписывать свой ответ посреди письма, на которое отвечаете — вот это и есть «полное цитирование» или «оверквотинг». Эта манера порициалась во все времена.

                Что касается символа ">" — ну, да, к сожалению, практика оформления цитат правильными кавычками пока не сложилась.
  • 0
    к сожалению, Gmail так и не умеет удалять одинаковые подписи в конце, к конку переписки набирается:
    >>>>>>>С уважением, ФИО, телефоны и пр. (построчно)
    >>>>>>С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    >>>>>С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    >>>>С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    >>>С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    >>С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    >С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    С уважением, ФИО, телефоны и пр.
    • +1
      Включите в Gmail Labs опцию добавления подписи в конец ответа, а не в конец переписки и будет счастье :-)
      • 0
        ну и будет то же самое, но раскидано по всей переписке.
  • +1
    Хотелось бы проконсультироваться касательно ФИО в профиле:
    Вот у нас есть небольшая фирма, где ящик один на всех. Кого «прописывать» в профиле? Шефа? Но от его имени в год от силы письма три-четыре уходит.
    • 0
      У нас часто ведётся переписка с групповых адресов, например, support. В этом случае подпись у каждого своя. При отправке ставится скрытая копия на тот же support, что бы все участники группы были в курсе переписки. Поле Replay to тоже support.

      На самом деле это очень удобная схема, т.к. по тех.поддержке все будут в курсе решаемых вопросов. Переписку с заказчиком по определённому вопросу обычно ведёт один и тот же сотрудник.
    • 0
      Иметь личную почту для каждого сотрудника — бесплатно в наше время, что мешает завести каждому? Мало того, что это удобно, так это как минимум повышает вес фирмы в глазах клиентов.
      • 0
        Хорошая почта не бывает бесплатной. А почта на mail.ru, gmail.com и т.п. вес фирмы не повысит.

        А в общем согласен, один почтовый ящик на всю фирму — это очень странно.
        • 0
          Домен стоит копейки, заводим его, почту храним у гугла/яндекса бесплатно. Сразу же получаем красивый вебмейл. Вместе с красивым адресом.
        • +1
          Ничего странного, именно так и должно быть. Дела с клиентом ведет, скажем так, «менеджер», а вовсе не какой-нибудь «вася пупкин», который завтра уволится, а клиенту придется гадать, кому теперь нужно писать.
          • 0
            Это как раз техническая проблема. Если Вася Пупкин уволился, то его почтовый ящик удаляется и создаётся псевдоним v.pupkin на sales или типа того.
            • 0
              Нет же. Это Вы сейчас делаете классическую ошибку — решаете организационную проблему техническими методами. Не должно быть емейла v.pupkin, должен быть sales. Чтобы любой клиент, хоть старый, хоть новый, всегда знал, куда писать.
              • 0
                Не знаю как у вас, но в подавляющем большинстве компаний с которыми я работал (а это десятки и сотни клиентов и десятки поставщиков, включая всех крупнейших дистрибьюторов компьютерной техники в России) используется личная почта каждого сотрудника для переписки. Иметь почту sales на три десятка продажников — боже упаси. В дополнение к этому существуют общие адреса типа sales, support и т.д., которые обычно на группу рассылки подцеплены, но с них обычно никто не пишет, только получают почту.

                Да и работать всегда приятнее и удобнее в конкретным человеком, а не обезличенным менеджером.
                • 0
                  Для того, чтобы работать с конкретным человеком достаточно конкретной подписи в письме, а не «служба поддержки example.com». Мне, как клиенту, куда удобнее общаться даже с конкретным человеком по обезличенному адресу support@example.com. Особенно приятно, когда при очередном ответе от саппорта видишь «Извините, Владимир, но у Сергея Петрова уже закончилась ночная смена и теперь вашу проблему буду решать я, Василий Иванов, его коллега. Сергей ввёл меня в курс вашей проблемы, но судя по вашему последнему письму его предыдущий совет запустить hginx от root'а не помог, попробуйте теперь набрать „ls -l“ в корневом каталоге сайта и пришлите мне вывод, может с правами кто-то перемудрил. С уважением, Василий Иванов, сотрудник технической поддержки example.com».

                  Хоть и белиберду пишут, но приятно отношение. А если мне придёт письмо с адреса на который я не писал, то с большой вероятностью я его читать буду в последнюю очередь, если его вообще спам-фильтр пропустит.
                  • 0
                    Возможно у нас разные ситуации. Для ящиков типа support действительно удобнее групповой ящик, там персонал работает посменно, задачи небольшие, обсуждение целиком ведётся в почте, и используются специальные механизмы типа регистрации запросов (тикетные системы).

                    В области же продаж (и закупок) и вообще почти всех проектных работах назначается конкретный человек, который ведёт организацию клиента (или наоборот общается с поставщиком по определённым вопросам), происходит это само собой, или вследствие формальной процедуры — неважно, это почти всегда происходит.

                    Это необходимость, потому что в основе сотрудничества организаций всегда лежат отношения людей (но не только, это один из китов). Выделенный человек в курсе потребностей, условий, на которых происходит работа, и так далее.
                    • +1
                      Переписка с конкретным человеком имеет смысл именно в случаях четко очерченных проектов, когда существует специальная процедура выделения персонального сотрудника, ведущего клиента.

                      Если нет процедуры выделения сотрудника — личных ящиков быть не должно. Должен существовать ролевой ящик, известный всегда и всем, чтобы любой новый клиент мог написать на этот ящик, а не гадать, кому и по каким вопросам надо писать.
      • +1
        Люди, бывает, уходят, а контакты у клиентов остаются старые. Для внутренней переписки иметь для каждого ящик отдельный удобно, а вот для внешней я бы 100 раз подумал — максимум, имхо, ящик на отдел (или другое подразделение) для обычной переписки и ящик для начальника (то, что рядовые сотрудники видеть не должны). Если, конечно, особой секретности не требуется.
        • 0
          Видимо у вас объём переписки небольшой, если на каждого приходится по сотне и больше писем в день, то ящик на отдел будет таким бесполезным и перегруженным сборщиком мусора, что и представить себе трудно.
          • 0
            С одной стороны, да. С другой стороны, крупнейшие мировые компании вполне обходятся ящиком типа support@example.com для поддержки миллионов клиентов. Правда, подозреваю, что используют специальный софт чуть ли не с ИИ (и специально обученных людей если ИИ не пахнет :) ) для диспетчеразации писем по конкретным сотрудникам, причем не примитивный балансер (кто свободен, тому и отправляю), а, как минимум, по возможности отправляют ответ на ответ тому же сотруднику, что и отвечал, либо ещё как-то вводят отвечающего в курс проблемы, не надеясь на то, что у клиента в письме будет хоть топ-, хоть даун-постинг. Главное клиенту удобно!

            А если в отделе сотня писем на каждого, то это, уже, имхо, основная обязанность (5-6 минут на письмо по делу — я бы не успевал отвечать, не то что работать). Я же скорее про отдел, где переписка является лишь элементом основных обязанностей, причем необязательным. Например, внешнее согласование деталей проекта на сотню миллионов рублей, ведущееся инженером и каждая итерация минимум неделю занимает. Причём отправитель письма звонит сразу как нажал кнопку «отправить», чтоб удостовериться, что письмо дошло и вложение нормально открылось, а инженера непосредственно с ним общающегося на месте может не быть. Не покупать же ноут и комплект дорогого (до десятков тысяч долларов на одно место) ПО каждому инженеру, чтобы он мог ответить «Да, дошло, всё открылось, завтра посмотрю», даже не присутствуя на рабочем месте. А так секретарь соединяет с отделом и любой там может посмотреть пришло письмо или нет, открываются вложения или нет, даже если он абсолютно не в курсе проекта.
            • 0
              Напишите на support или sales @ крупнейшие компании и ответом чаще всего бывает тишина, если вы не существующий клиент (желательно как можно более крупный), либо опять-таки ответит живой человек со своим адресом, могу привести примеры — у меня половина контактов в почте — люди из компаний, таких как ibm, hp и подобные вендоры.

              Тут я вижу скорее такое разделение: есть два типа почтовых ящиков — «ящик-человек», и «ящик-услуга», пример первого — любой персональный адрес, и каждому сотруднику обязательно нужен такой, пример второго — support, helpdesk, sales и т.д. И в некоторых случаях удобно когда тебе отвечает первый попавшийся свободный человек, это в случае короткого эпизодического общения, а в других — конкретный, определенный человек, это в случае установившихся длительных отношений между компаниями.

              По поводу сотен писем на каждого — это не много, это обычный слабенький поток, из них реального ответа, вдумчивого и содержательного требует максимум пара десятков. Пример с проектом на сотню миллионов вызвал у меня лёгкий диссонанс — с одной стороны введение понятное, но вывод противоположный тому, что сделал бы я. Если мы действительно согласовываем проекты на сотни миллионов (и я думаю таких будет не один, фирма же появилась изниоткуда сразу с проектом на 100кк), то у инженеров обязательно должны быть и ноуты и комплекты и всё что нужно для работы, и доступ к почте постоянный, и мобильный телефон на который клиент сразу и позвонит.
              • +1
                Писал в суппорт и, как правило, отвечали (адреса находил на сайте, наобум на support@<бренд> не писал). По крайней мере азиатские вендоры (не знаю, как всемирно, но в России известные) и российские компании, одна немецкая (очень популярная на хабре :) ). Для азиатских был клиентом, уже совершившим покупку, типа материнки или видяхи. Для российских и немецких — мелким существующим клиентом. Во всех случаях выступал как частное лицо, даже если материнка была куплена для фирмы. Да, ещё из гугла как-то ответили :)

                При длительных установившихся отношениях между компаниями, вернее их представителями, при мне практиковался обмен личными (то есть совсем личными) почтами. Наше начальство это не смущало.

                Вдумчивый и содержательный ответ, лично для меня, это с полчаса — как правило гугление по поводу существующих либ, плагинов и т. п., попыток использовать найденные или быстрое прототипирование своих. 5 минут — это обычная реакция на обдумывание проблемы типа «ни фига не работает», просмотр логов сервака, вход самому со включенным режимом отладки и советом почистить куки в итоге :)

                Итерации согласования длятся неделями, +- несколько часов или даже суток никого не волнует, но отправителя реально беспокоит дошло ли вообще его письмо и нет ли проблем с форматами, чтобы он мог тут же отправить повторно. Покупать ноутбуки только для этого гендир посчитал излишним инженерам, только себе не посчитал для оперативной правки договоров, актов и т. п. и «разъездной» для выезда на объекты. Может специфика отрасли такая — проекты длятся годами, ТЗ, вернее согласованный проект, вплоть до первых лиц государств, не меняется после подписания договора, а проблемы обычно решаются или по телефону, или в личном общении (смотаться в Африку — ни вопрос), а опеартивно что-то править нужно только первым лицам фирмы.

                В общем, по-моему, нельзя дать универсальных рекомендаций насчёт «ящик-человек» и «ящик-услуга». Лично я предпочитаю последнее, но практически как частное лицо/фрилансер/ИП, если и отправлял письма между компаниями, то редко и, как правило, от лица одного отдела в лицо аналогичного отдела ген- или субподрядчика, потом перезванивая на телефон отдела дошло ли письмо. Другое дело внутренняя переписка — тут у каждого должно быть свое мыло (на корпоративном домене), если все ни в одной комнате сидят.
                • 0
                  Вот типичное письмо обычно занимает меньше времени на ответ, чем ответ на комментарий в этой теме, думаю ни у меня, ни у вас не заняло по полчаса написание весьма вдумчивых и содержательных ответов друг другу (последний так вообще полотно), коих тут было уже больше десятка с каждой стороны.

                  По остальному в общем-то согласен, случаи бывают разные. Но для меня личные почты (даже совсем личные, хотя это скорее российская специфика, когда у компании нет нормальной инфраструктуры, чтобы получать почту где угодно и через веб-интерфейс, и на мобильный, и хранилось всё на сервере с бэкапом), это как добавочный номер телефона — можно звонить всегда через секретаря, а можно напрямую нужному человеку, когда плотность работы превышает «отправили раз в неделю запрос и ждём ответа месяцами» или «отправили письмо на саппорт, решили проблему, год не обращаемся» — это нехило экономит время.
  • 0
    По поводу имени и фамилии: на западе фамилию принято выделять запятой. Почтовые клиенты об этом знают, поэтому пишите как удобно, но не забывайте про запятую:

    Pumpkin, Ivan или Ivan Pumpkin

  • +2
    Про цитирование еще хотелось бы добавить, что неплохо бы начинать писать выше цитируемого текста. Иногда приходится пролистывать простыню из цитат, прежде чем прочитать очень емкое «Спасибо».

    зы Вспомнилось тут еще. В переписке очень легко идентифицировать пользователей outlook-а по их непонятному голубенькому тексту. Тоже непостижимое что-то, зачем это сделали разработчики?
    • 0
      Я когда-то давно тоже задавалась таким вопросом. Пришла к выводу, что "из вредности"
    • 0
      Нет, про цитирование как раз хотелось бы добавить, что неплохо бы начинать писать после цитируемого текста, удаляя при этом не нужную по смыслу часть цитаты. :) О том, что в нормальном почтовом клиенте или онлайновой почтовой системе цитаты должны как-то визуально отделяться от нового текста (лучше цветом, но можно, например, курсивом), я не говорю, это очевидно.
      • 0
        После 5-6 писем переписка будет полностью потеряна. Если это ваша цель, то, конечно, так и надо поступать.
        • 0
          Я пользуюсь электронной почтой на постоянной основе с 1997 года, всю корреспонденцию, не являющуюся спамом, принципиально храню с 2000-го, это десятки тысяч писем. При общении с людьми, которые научились нормально цитировать, никаких проблем с пониманием смысла или истории переписки не было и нет. Но из года в год доля людей, обращающих на это внимание, уменьшается. То, что на профильном сайте, на котором в большинстве своем присутствуют продвинутые пользователи, отношение к цитированию такое же, как у основной массы, меня очень удивило. Но получить такую информацию было весьма полезно. Возможно, в какой-то момент действительно общепризнанно правильным стал топ-постинг (в прошлом веке так отвечать было просто стыдно), но принять, что это удобнее и логичнее, я никак не могу.
          • 0
            Я пользуюсь почтой не менее вашего, и архивы у меня не меньше. Всегда в Интернет-пересылке отвечал сверху письма. А вот в Fidonet это действительно было не принято, там я отвечал ниже цитаты (как и все).
            • 0
              Фидонет — весьма хорошая школа по азам, так сказать, технической стороны переписки. Соответственно, весь фидософт был заточен на нужный стиль цитирования. Было бы любопытно проследить исторический момент, почему в интернете ответ до цитаты стал популярным и стандартным. Есть мнение, что это связано не с реальным удобством или логикой (это в некоторых случаях удобно, но редко действительно логично), а как раз исключительно с тем, что так было по умолчанию в наиболее массовом софте, прежде всего в «Аутлуке», конечно. В The Bat, которым на windows-машинах я пользуюсь до сих пор, и даже в Netscape Messenger (часть Netscape Communicator 4), с которого я начинал, в этом плане умолчания были лучше.
          • +1
            Просто когда у вас нет необходимости писать огромные портянки, а потом отвечающий разбивает их на отдельные мысли, убирает воду и отвечает на содержательную часть, то и проблемы не возникают. Современный стиль переписки — краткое письмо, краткий ответ с сохранением полной цитаты ниже. Отдельные вопросы решаются в отдельных ветках обсуждения (в разных письмах).

            При этом не получится так, что собеседник удалит при цитировании какую-то важную часть письма, и через какое-то время (например через год), чтобы восстановить содержание вам придётся перечитать всю переписку, свои исходящие, его входящие, сопоставить не вычеркнул ли собеседник что-то при ответе (то есть из пяти абзацев не ответил ли он на четыре, а остальное проигнорировал).

            Если же у вас всё по умолчанию («дефолтно-аутлучный» стиль), то вы просто открываете последнее письмо и читаете его снизу-вверх с начала до конца и всё.
            • 0
              +100, но не +100500. Проблемы возникают, когда один вопрос разбивается на два. Например, заказчик просит сделать какое-то изменение, которое затронет как дизайн, так и бизнес-логику сайта и каждое требует, по идее, отдельного обсуждения. Не все адекватно воспринимают, когда им приходит ответ, игнорирующий половину вопроса, а через 5 минут второй ответ на вторую половину вопроса. А почтовые клиенты, особенно веб, во-первых, не дают простой возможности писать «одновременно» два вопроса, а во вторых путаются в «Re», когда их количество одинаково.
      • 0
        Ваше мнение уже всем тут понятно =) Но согласны немногие.
        • 0
          Есть очень небольшое число т.н. холиварных тем, в которые я готов или хочу вступать. Да даже, пожалуй, не полноценно вступать, а просто слегка высказаться. Про цитирование в электронной почте — одна из них, меня это реально очень сильно волнует.
      • 0
        >удаляя при этом не нужную по смыслу часть цитаты.

        Это удобно пока переписка в голове, когда надо восстанавливать процесс через год, то многое может потеряться, то что казалось очевидным, а значит и не имеющим смысла может таким перестать быть. Я предпочитаю либо цитировать целиком письмо после моего ответа (по умолчанию), либо цитировать целиком после и добавлять куски (вопросы) перед ответом, если в одном письме нужно отвечать на несколько вопросов.
    • 0
      А чего плохого в непонятненьком голубеньком цвете? Вполне читается, и даже не очень голубенький, а более-менее тёмно-синий.
  • +3
    Вставляю свои копейки по поводу пересылки в архивах:

    1) Не надо ничего зажимать в рар! Это ужасный несвободный формат, который создаёт больше проблем, чем приносит пользы. Пользы он вообще не приносит нисколько, но создаёт кучу проблем там, где нет возможности его прочитать. И не смотря на то, что алгоритм распаковки раров открыт, у них есть куча проблем и в первую очередь они возникают у форточников, у которых не стоит винрар или ещё чего-нибудь для их открытия. И ещё есть такая проблема — чтобы вынуть из рара один файлик — надо распотрошить весь архив от начала и до конца (не знаю, как последние пару лет, но раньше так было всегда; может это и проблема конкретных реализаций алгоритма, но это очень бесит). Требовать установить программку специально для того, чтобы прочитать ваше письмо это неправильно. Зип поддерживается форточками с прошлого века и свободными операционками с рождения. (Про яблочников не в курсе, но вряд ли у них с зипом будет больше проблем, чем с раром)

    2) Не надо зажимать в архивы документы или картинки! Просто надо отучить свои руки присылать bmp или микрософтофисные документы, все нормальные форматы картинок и документов уже давно включают в себя обязательную архивацию и даже новые микрософтофисы её включают. Прислав просто кучу вложений вы избавите читателя от лишних действий по предварительному вскрытию архива, а в нормальных почтовых клиентах многие вложения ещё можно посмотреть прямо в интерфейсе, не отвлекаясь от письма. Да и в случае не редких пользователей веб-почты вы дадите возможность не выгружать все вложения, но только нужные в данный момент. По поводу возможности «сохранить всё», которой может не оказаться в некоторых веб-почтах — это уже должны быть проблемы читающего, ибо в нормальных веб-почтах такие возможности есть и я не знаю ни одного клиента, чтобы в нём такой функции не было. Да и если кто-то пользуется такой веб-почтой, которая не даёт «сохранить всё», то врядли ему понадобится сохранять всё это себе.

    3) По поводу форматов документов: пользуйтесь свободными форматами или хотя бы уточняйте, какой формат удобней читать получателю. Если это не адовых размеров тексты с адовым оформлением, то лучше всего пользовать HTML, его точно прочтиают все. Кстати документ, по глупости (или тупости?) отправителя присланный в микрософтофисном формате, создаст больше проблем корпоративным форточникам, чем свободным гнутым линуксойдам или ещё кому, ибо во многих конторах корпоративным стандартом была принята какая-нибудь древняя версия опенофиса и ни обновляться ни переходить на либру у них возможности нет. Они бы без проблем открыли OpenDocument с оформлением любой сложности, но вот в doc не могут даже правильно отступы перед абзацами увидеть.
    • 0
      В архивах шлю, делать мне нечего, по одному файлу загружать в почтовый клиент.
      • 0
        Без архивов шлю, по одному файлу не загружаю, что я делаю не так?

        Можно по одному файлу загружать в архив, можно по одному файлу загружать в почтовый клиент.
        В чём принципиальная разница?
        Но в случае с архивом получается ещё лишнее действие — загружание всего архива в клиент.
    • +1
      По поводу доставания одного файла — такое происходит только когда создаётся специальный тип архива «непрерывный», то есть все файлы жмутся как один, и чтобы распаковать что-либо нужно распаковать всё. Это встречается когда нужно достичь максимальной степени сжатия (очень помогает когда упаковываются десятки однородных или похожих файлов). В обычной работе редко кто так делает, так как это нужно специально озаботиться и мало кто знает куда нажать.
      • 0
        Ну вот когда-то давно винрар только так и делал при упаковке в рар. Потому я его ещё больше нелюблю, чем нелюбила бы без этого.
        • +1
          Да не было такого по умолчанию никогда. Но это стандартный метод сжатия разного рода вареза и т.п. А ещё он распаковывает архив целиком, когда вы открываете исполняемые файлы, html и подобные, такие когда один файл зависит от тех которые лежат рядом в этом архиве.
          • 0
            Я бы сказал, что это был мой любимый метод сжатия во времена дискет, стандартом он не был никогда, кажется. Если не ошибаюсь «solid» опция.
    • 0
      Яблоки клепались поверх FreeBSD, так что тоже с рождения можно сказать.
    • 0
      Когда работал на форточках, проблемы как раз создавали присылаемые odt файлы. Опенофис ради них ставить не хотелось, приходилось конвертить каждый документ через гуглдоки. Самое обидное, что в большинстве случаев достаточно было использовать RTF.
      • 0
        К микрософтофису уже сто лет как плагин есть для одт. А последний так и вообще нативно его держит.
        • 0
          2007 SP2 нативно держит, а плагина вроде уже нет. Спасибо Oracle за это.
      • 0
        odt держит даже wordpad на современных виндах. MS вовсю стремится соответствовать имиджу компании, соблюдающей отраслевые и, тем более, международные стандарты. Не знаю, забота ли это о пользователе, увеличение конкуретноспособности или желание избежать рисков исков в монополизме, но, по-моему, факт налицо и это не может не радовать. Если, конечно, не ищешь аргументов в холиварах типа MS vs FOSS :)
        • 0
          .docx держит даже wordpad на современных виндах ;)
  • 0
    Пересылайте архивы — убивал бы за такое…
    • 0
      Да да, я только что про это написала чуть выше.
    • 0
      Не понял, вы против архивов? Вам никогда не приходило в одном письме по 10-20 логов с нескольких систем, которые надо проанализировать. И что с ними делать в почте? А сохранять 20 файлов может быть утомительно. Проще сохранить один архив и потом его распаковать.
      • 0
        Мне приходит каждодневные логи от более чем сотни машин. Логи, как правило, в виде plain text, никаких сложностей их прочтения нет. Храниться это все действительно в почте, некоторое время.
        Ничто не мешает сортировать почту как на уровне сервера (sieve), так и на стороне клиента (папки, подпапки, цвет и прочее), если вам так удобнее анализировать.
        Если вам неудобно, посмотрите в сторону graylog2, sawmill или аналогичных проектов. Смотря, что за логи у вас.
        За сжатие архиваторами переписки, или аттачей (без крайней на то необходимости — которую я пока не вижу вообще) — убивать (конечно же в переносном и метафизическом смысле).
        • +1
          А diff'ать и grep'ать тоже в почте предлагаете?
          • 0
            А почему нет?
            • +1
              Ну так неудобно как-то. ;-}
      • 0
        Вы когда-нибудь видели интерфейс тандербёрда? Хоть по миллиону логов пусть присылают, без архивов удобней.
        • 0
          Я когда-то видел Thunderbird. Мне не понравилось, пользоваться не смог. С тех пор у него версия ушагала далеко вперёд, но нравиться он мне больше не стал.

          Уж не считаете ли Вы, что все обязаны пользоваться Thunderbird'ом? :) Становится очень похоже на воинствующего красноглазика… Разговоры про форматы туда же. Форматами Вы будете пользоваться такими как и все — DOC/DOCX и XML/XMLX.
          • 0
            Я считаю, что пользоваться надо тем, чем удобно, а не тем, чем неудобно и приходится ради этого делать неудобно всем остальным.

            И не навязывайте мне ваши закрытые форматы. Вам так нравится не иметь права знать, что хранится внутри вашего же компьютера — не имейте. Мне так не нравится, я так не буду.
            • 0
              Когда прибыль вашей фирмы будет зависеть от того, в каком формате вы вышлете данные, тогда вы перестанете гнуть пальцы и кричать про открытые и закрытые форматы. И просто начнёте работать.

              Что касается DOC, XLS и т.п. мне они не нравятся, но ситуация такова, что они являются стандартами де-факто.
              • +1
                Заметил, что чаще возникают проблемы у получателей, когда сохраняю в LibreOffice .doc файлы, чем когда .odt. Посылаю часто в двух форматах, жалуются на doc и просят больше его не присылать такой :)

                А главное, odt и т. п. — это стандарт де-юре и международный (ISO/IEC 26300), и российский (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), замечу, единственный стандарт офисных документов, афаик. На многих контрагентов упоминание стандартов действует магически, вплоть до того, что переходят на OOo/LO с MSO, да ещё благодарят за наводку :)
                • 0
                  От заказчиков зависит. Одни понимают, что такое ODT, другие только в DOC понимают. Но если не хочется проблем с противными заказчиками, то лучше пересылать в DOC, который подготовлен в Word'е.

                  Для внутренней переписки я использую ODT.
                  • 0
                    Увы, Word'а у меня нет и, вроде бы, MS его портировать не собирается.

                    А года три назад казус был — старый друг вдруг объявился и попросил что-то вроде сметы или коммерческого предложения прислать, я составил в OOo, но сохранил в doc и отправил ему. Он мне звонит и просит установить OOo, чтобы я скопировал в него и отправил в odt, иначе он открыть не сможет нормально, всё плывёт :)
  • +3
    А были времена, когда за избыточное цитирование можно было получить плюс быть забаненным.
    Меня как пользователя люто бесит полное бездумное цитирование исходной переписки, если требуется ответ из одного предложения или даже одного слова.

    Если вы сохраняете тему и пользуетесь кнопкой «ответить», то умный почтовый клиент все равно соберет все письма в треды.
    • +1
      «Топ-постинг» и полное цитирование используют по простой причине: если в переписку добавляется новый участник он сразу будет в курсе всей истории переписки.
      • 0
        Если кто-то добавляет нового участника в переписку, то он может переслать ему исходное сообщение.

        Мне больше по нраву подстрочное цитирование. Когда ответ на вопрос помещается сразу после вопроса. Такое еще сохранилось в некоторых листах рассылок и прочих stackoverflow
        • +1
          Зачем кому-то что-то пересылать, кода можно просто поставить в копию?

          Тем более, что в Вашем случае надо будет пересылать не одно исходное сообщение, а все сообщения (которых может быть очень много).
        • +2
          Мне тоже нравится подстрочное цитирование, но оно удобно только в коротких переписках. Если обсуждение затягивается (а заранее это предсказать не всегда возможно), топ-постинг выигрывает.
    • 0
      Если клиент после скачивания письма его удаляет на сервере, то не «злоупотребление» цитированием может сослужить плохую службу.
  • +1
    Может я и олдфаг, но меня раздражает бездумное цитирование и ковровое говнометание, то есть рассылка письма как можно большему количеству участников.
  • –2
    Вы знаете что было просто? Google Wave.
    И потенциал заменить у него корпоративную почту был. Но вы (да-да, вы!) не захотели им пользоваться.
    • 0
      А ведь Hayden прав. Жаль что он так тормозил на «релизе». Вот допилили бы, никому не говоря, до 2012 и отлично бы стартовали, ниша до сих пор не занята.
  • +2
    По поводу архивов, кстати, тут был один такой случай.
    Мы типография, есть у нас клиент, которому мы часто и помногу пересылаем макетов для утверждения. Надо заметить, что в этом случае под словом «макет» имеется в виду jpg-файлик, в котором все так же, как в будущей продукции. Это, по большей части, формальность, и пересылая мне обратно этот файлик клиент подтверждает: «да, все на местах, текст, даты и числа сверены, печатайте».
    Так вот, я посылаю письма из Appl Mail. Приходят они в яндекс-почту, которая умная, и вложенные картинки показывает картинками. То есть прямо в письме. Соответственно, кнопочка «скачать» отсутствует.
    Мне клиент говорит: «мы не можем скачать ваши файлы! Вы не присоединяете их к письму, а вкладываете!» Я в недоумении, думаю, ну может, глюк какой. Заворачиваю в архив, пересылаю — все ок. Ладно, на следующий раз запарившись опять посылаю картинку — опять мне в ответ плохо скрываемое недовольство.
    Для меня заархивировать файлики не проблема, но все же — лишний шаг, да и картинки посмотреть можно непосредственно в Mail`е (приходится же иногда и свои письма тоже просматривать), а архив приходится вытаскивать, распаковывать и прочее. К тому же обратно мне приходят тоже архивы, и если я в теме пишу «Макет такой-то», то заказчик, нисколько не сомневаясь, пишет тему «Согласовано» и только по названию архива можно определить, что там. Без распаковки, я имею в виду.
    Так вот недоумевал я довольно долгое время, пока не приехал по случаю к клиенту и не показал ему, как в браузере на картинке нажать правой кнопкой и выбрать «Сохранить как…»
    Наших людей культуре переписки (как и компьютерной грамотности) еще учить и учить.
    • +1
      К сожалению это так, культура очень низкая. Но каждый уверен, что он большой специалист, и чуть только над тобой имеет хоть маленькую власть (является заказчиком, например, т.е. платит деньги), так сразу отключает голову и начинает выпячивать своё невежество. ;-}
  • +1
    Выскажу несколько противоположное авторскому мнение:

    Подпись. Увесистые подписи не приводят ни к чему, кроме мусора. Представляетесь собеседнику первый раз? Пошлите ему vcard вложением. Или ссылку на какой-нибудь linkedin сразу за именем. Настраивать автоматические подписи в профиле — плохой совет. В коротких письмах одна информативная строка и 4 строки подписи раздражают (в ответе будет 2 информативных строки и 8 строк подписей). В конце концов, если мне понадобится номер факса собеседника, я напишу ему письмо «пошли мне номер факса», черт возьми!

    Отвечайте всем. Нет ничего хуже. Повторяю: в электронной почте не придумано ничего хуже возможности «reply all». Проблема не видна, если три друга обсуждают куда пойти в следующий выходной, но в корпоративной почте это приводит к дико отвлекающему количеству мусора, который будет сыпаться (иногда месяцами!) в ваш почтовый ящик после того, как вы перестали иметь отношение к обсуждаемой теме, если вообще его имели. И у вас не будет никакой возможности выйти из разговора кого-то-там с кем-то-там, кроме как сделать лишние телодвижения вроде создания фильтров или тупого удаления. Перед ответом как раз таки лучше подумать всем ли адресатам важен этот ответ (в конце концов, у каждого из первоначальной цепочки в To: и Cc: будет возможность прислать вам вопрос «эй, а чем кончилось дело?»).
    5 минут назад я получил письмо, первоначально написанное в начале ноября(!) всем родителям класса моей дочери о какой-то школьной экскурсии, а две тупыеальтернативно одаренные мамаши до сих пор пишут друг другу в этой ветке, уже давно обсуждая какие-то свои дела, но непременно нажимая «ответить всем».

    Цитирование Как правильно было сказано выше, раньше за чрезмерное цитирование убивали. И дело было не в размере и не в пропускной способности, а в краже времени на листание, разбор что к чему относится и полнейшей неразберихе к 5-му уровню Re:. Письма давно уже не пишутся редакторами типа vi. Вполне можно скопировать кусочек/фразу, на которую следует ответ и нормально ответить без крышесносящей иерархии. Кому интересна история — сегодня почти все клиенты умеют группировать письма по thread-ам.

    Архивы ИМХО следует учить людей пользоваться серверными/онлайн/облачными сервисами с передачей ссылок, если разговор идет не про одну-пару картинок-документов. Мне более импонирует компактный размер почтового ящика или архива с преимущественно текстовой информацией, а не десятки гигабайт писем со старыми многомегабайтовыми вложениями, особенно учитывая избыточность почтового кодирования бинарных файлов.

    Но в главном — необходимости учить людей правильно пользоваться почтовым инструментарием — согласен полностью.
    • 0
      Согласен с первыми двумя пунктами, но не согласен с последними. Да и с первым лишь частично. Подпись формирую руками при первом обращении или долгой паузе. Цитирование полезно, особенно когда нет истории предыдущих сообщений, например, при просмотре почты с чужого компа или после смерти винта. Пользоваться онлайн серверами неудобно (я не имею в виду образы блурэй дисков): а) лишние движения и для отправителя, и для получателя б) бесплатные, как правило, не вечны (даже на хабре постоянно нагугливаются посты с отсутствующими картинками), а за платные надо платить :)

      • 0
        «Подпись формирую руками» — да, аналогично. Кому-то просто имя, кому-то имя и пару координат, а если надо — простыню со всеми должностями, адресами, фонами, факсами, скайпами.

        «Цитирование» — я также не против цитирования, я против избыточного цитирования, против безусловной и бездумной вкладки всего прошлого, накопленного в переписке.

        «Пользоваться онлайн серверами неудобно» — ИМХО Dropbox, iCloud и подобные уже вышли на тот уровень удобства и минимальности телодвижений, на котором их можно с удовольствием рекомендовать пользователям. Разумеется, одно-несколько вложений легче приаттачить и не париться. Но создавать и аттачить архивы, еще и на десятки мегабайт?
        • 0
          Можно создать несколько подписей — маленькую, большую и т.д. для разных ситуаций, более того, можно даже в разных ситуациях (новое письмо, ответ на письмо и т.д.) выбирать автоматом разные подписи.
    • +1
      Подпись.

      Проблема дублирующихся подписей проистекает от кривых почтовых клиентов, которые не умеют отрезать подпись при ответе. Если почтовый клиент не умеет делать это сам — нужно удалять лишнюю подпись руками. Повторяющиеся подписи, особенно развесистые — это действительно зло.

      Отвечайте всем

      Просто нужно формулировать правильно — «отвечайте тем, к кому обращаетесь».

      Цитирование

      Проблема в том, что большая часть людей (судя по этому топику) не понимают, что такое цитирование и пользуются им неправильно.

      Есть такие товарищи, которые имеют привычку отвечать между строк полученного письма. Вот это и есть оверквотинг — использование в качестве цитаты всего письма целиком. Получается именно то, о чем Вы говорите — адская многоуровневая мешанина. Вот за это действительно нужно убивать жестоким способом.

      И совсем другое дело — сохранение истории переписки. Именно о сохранении истории переписки говорит автор, хотя и называет это неправильно цитированием. Историю переписки нужно сохранять, это хорошая практика, позволяющая в любой момент, вне зависимости от используемого почтового клиента (да хоть при распечатке на бумаге), восстановить предыдущую историю.

      Цитирование же — это извлечение части письма, строго в нужном объеме. Цитата должна быть приведена отдельно от сохраненного для истории письма.
      • +2
        По цитированию — мне кажется, что все обсуждающие выше под «топ-постингом» имели в виду именно ваше «сохранение истории переписки», вполне возможно что из этого непонимания и просходит суть разногласия.
        Цитирование же — это извлечение части письма, строго в нужном объеме. Цитата должна быть приведена отдельно от сохраненного для истории письма.
        Согласен на 100%.

        Просто нужно формулировать правильно — «отвечайте тем, к кому обращаетесь».
        Обычно если человек стоит в копии — значит он туда не просто так попал. Имхо, куда большее зло, когда отвечают только тебе игнорируя всех в копии, хотя они там по определённым причинам — руководители хотят быть в курсе дела, определённые заинтересованные лица с другой стороны и т.д., а их при каждом ответе регулярно вычищают. Поэтому обычно я считаю так — если человек есть в копии, значит он там не просто так.

        • 0
          >По цитированию — мне кажется, что все обсуждающие выше под «топ-постингом» имели в виду именно ваше «сохранение истории переписки», вполне возможно что из этого непонимания и просходит суть разногласия.

          Да, где-то тут и прячется недопонимание. Топ-постинг — это частный случай сохранения истории. Цитаты при этом нужно копировать из письма, на которое пишется ответ, и вставлять в текст ответа сверху. И вот тут влезают те, кто в качестве цитаты используют само письмо, на котрое пишется ответ. И у них, естественно, возникает недоумение — мол, как же отвечать сверху, если цитата-то — снизу.

          >Поэтому обычно я считаю так — если человек есть в копии, значит он там не просто так.

          Он там не просто так изначально. И изначально нужно отвечать всем, да. Но потом ситуация зачастую развивается так, что разговор сводится к переписке отдельных адресатов из изначального списка. И вот тут нужно акуратно убрать из переписки адресатов, которым это уже не интересно и к которым вы уже не обращаетесь. Тут тонкий момент, требуется внимательность и чувство меры.
      • 0
        Блин, вся html-разметка исчезла. Чертов Хабр…

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.