Личные финансы — семейный бюджет в GoogleDocs. V2

    В прошлом году моя статья на Хабре о линых финансах на ГуглДокс была активно скопирована на многих сайтах и я понял, что тема актуальная и заслуживает продолжения.

    В этом году я сильно переделал систему, теперь у нас есть гораздо больше инструментов для анализа и планирования семейного бюджета.

    Вкратце, о чем речь (а потом, добро пожаловать под кат):
    • Есть много онлайн домашних бухгалтерий, но все они страдают от того, что они написаны не вами, и не учитывают все ваши потребоности и запросы.
    • Моя концепция состоит в том, что личные финансы крайне удобно вести в GoogleDocs и настраивать их под себя.
    • Данная статья посвящена тому, как сделать такую систему самому и прведен пример того, как я ее сделал для себя. Под катом даже xls файл с формулами :)


    Концепт системы
    В ГуглДокс-Экселе ведется таблица с вашими ежедневными расходами, вашими планами на неделю/месяц/год и существует страница с анализом.

    Перед тем, как начать вносить данные о тратах, давайте попробуем их спланировать.
    Для планирования я выделил отдельный лист, куда по столбикам внес: расходы еженедельные, ежемесячные и точечные (годовые) с указанием месяца этого годового расхода.
    У меня это выглядит так:
    image

    В итоге я получил свои среднеемсячные расходы. Уже на этой стадии можно задуматься :)
    Так же в планах внес свои ожидания по ЗП и по другим доходам. Не забывайте о таких доходах, как подарки.

    Все расходы я разбил на категории, например: Одежда, продовольствие, бытовая техника, лекарства и т.д. Названия категория будут далее использоваться как тэги при внесении записей, поэтому сдлайте их короткими и запоминающимися. Например, у меня есть такие тэги как АШАН (поход в магазин), ЛЕКАРСТВА (лекарства + доктор), МОБ (расходы на связь и туда же интернет), 23Ф (подарки на 23 февраля). При этом все тэги я на всякий случай вывел сверху формы, чтобы не забыть.

    Все расходы вносятся в систему через фнкцию Forms. Выглядит это следующим образом:
    image

    Чтобы не забывать делать записи я сделал иконку на рабочем столе.

    Так же вывел закладку адреса на рабочий стол айфона: теперь я могу всегда и везде (где есть gprs) не забыть внести свой расход. А мне, как человеку забывчивому — это крайне важно :)
    image

    При совершении очередной траты (или получении дохода) вы вносите этот расход:
    Расход — сумма
    Доход — сумма
    Комментарий — ТЭГ: комментарий
    и выбираете источник, откуда вы заплатили (наличка, карточка)

    Чтобы система отличила тэг, вид записи в комментрии выглядит так: «ЛЕКАРСТВА: арбидол» или «МОБ: оплатил мобильник жене». Слово до двоеточия система оценивает как тэг и относит расход к этой статье, а комментарий нужен скорее мне, чтобы потом смотреть, что именно я купил.

    Как это все работает и считается:
    В итоге в листе Form, формируется длинная таблица вида:
    image

    Далее эти данные обрабатываются на листе «Ежедневные записи», в итоге на вкладе «Аналитика» мы видим примерно следующее:
    image

    Маленькие хитрости с источником платежа. Когда платишь с кредитки или наликом — понятно, что указать. А вот когда снимаешь налик с кредитки или кладешь деньги обратно на кредитку — что указать? Долго меня мучал этот вопрос — наконец было придумано решение. Ввел 4 статьи: плюскарта, минускарта и плюсналик, минусналик. Когда скажем, зачисляю деньги на кредитку, то пишу две записи:
    расход — 10 000 рублей
    комментарий: минусналик: положил деньги на карту
    иточник: налик

    доход — 10 000 рублей
    комментрий: плюскарта: деньги пришли на карту
    источник: СИТИ

    Если вы хотите сделать такую же штуку у себя, предлагаю вам посмотреть в режиме view на googleDocs или посмотреть на формулы в xls

    Готов ответить на любые ваши вопросы.

    Мне кажется, что концепция ведения своих финансов в Excel довольно привлекательная, т.к. в Excel вся аналитика подчиняется вам, а когда это еще онлайновый Excel с возможностью удаленного и многопользовательского доступа (и даже доступа через мобильный) — это совсем радует.
    Поделиться публикацией
    Похожие публикации
    Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

    Подробнее
    Реклама
    Комментарии 60
    • 0
      спасибо за статью. сам хочу перейти на эл. бухгалтерию, но к написанным системам есть какое-то недоверие. а тут старый-добрый батенька эксель.
      • +1
        1c деньги удобные достаточно, и недорого (если официально покупать).
        С экселем когда-то возился — результат был неудовлетворительный.
        • –1
          полностью поддерживаю.
          я в экселе сразу не стал мучаться.
          по началу пользовался проектом «дребеденьги». годик попользовался, скажу — удобно, но есть у них проблема, отсутствие хорошей аналитики. а когда у вас наберется приличная статистика, вам аналитика понадобится однозначно.
          сейчас перешел на 1с-деньги и всем советую. она настолько дешевая, что однозначно купленная. одна беда, из-за нее приходится держать винду в виртуалке :)
          • +1
            кому интересно, вот дребеденьги 2lnk.ru/NUndK
            • 0
              Не нужно держать винду в Виртуалке, у меня на Хакентоше и то завелась, на Линуксе еще проще 77 платформу запустить.
              • 0
                платформа 8.1
                к сожалению винда нужна, банк клиент требует только ослика + ssl тунель для него только под винду. поубывав бы.
        • 0
          а зачем указывать источник платежа. Какой-то анализ на этом строится или просто так :)
          • 0
            спасибо за вопрос — забыл написать: в листе аналитика справа табличка с актуальным состоянием твоего состояния налички, карточек и прочее. Пока это для красоты, но думаю, что можно будет придумать более правильноеприменение.
            • 0
              По опыту ведения домашней бухгалтерии — возможность сверять состояние счетов (кошельки, карточки, тумбочки, и.т.п.) — очень важная фича. Только регулярное сравнение денег в кармане и в отчете по состоянию кармана позволяет своевременно вспоминать и заносить расходы. Только приходится еще заносить все переводы между счетами: снял с карточки, положил в кошелек, etc.
              • 0
                пункту «конверт» правильное применение может придумать налоговая. если увидит. :)
            • 0
              небольшой оффтоп: а файл из Google Docs можно сохранить локально?

              PS: да, я параноик, но в теории и сервера гугла вынести можно)))
              • +2
                да, батенька, вы параноик:) Но Гугль уже давно разрешил: а) синхронизовать ваш онлайн с оффлайном на компе б) можно сохранять файлик себе как excel (почти все формулы нормально переносятся кроме iferror). Ну а на последок, как говорят все SaaS-идеологи чаще всего слетает диск вашего домашнего компа, вашей компании, чем диск Гугла :)
                • 0
                  дадада. только вот история с Evernote показывает что даже Очень Крупная Компания может что-нить продолбать. ;)
                • +1
                  Кнопка экспорт в помощь.
                  • +1
                    «это не паранойя, это жизненный опыт» (С) )))

                    всем спасибо за советы, пожалуй перенесу часть постоянно изменяемых документов в онлайн, т.к. постоянно работаю с нескольких компьютеров, а флешки неудобны и почему-то часто летят
                    • +1
                      не стоит забывать о дропбоксе ещё.
                  • 0
                    А вам не кажется что получается заморочно? Тэги надо помнить, сокращения везде, если нужно вывести какой-то репорт, то строить его надо будет самомоу и т.д. Может всётаки лучше в программе? Вот скажу по себе, у меня данные о всех движениях денег с 2004 года, это офигеть сколько. Всё находится в MS Money и база уже 10мб. Репорты там готовые на многие случаи. Автокомплит на все данные (ненадо никаких тэгов придумывать). Да тот же перевод ( снятие наличных с карты) создаётся за один шаг(обе записи программа сама добавит). Я чего хочу сказать-то, ведь любая рутина она надоедает, и чем больше тратится сил на ведение такой бухгалтерии тем быстрее надоест. Так что помоему имеет смысл использовать более оптимальные варианты.
                    • +1
                      ну кроме внесения двойной записи при перводе денег с карты в налик — больше заморочек я не вижу и отличий. Все равно каждую запись вносить. Что касается тэгов — тожно было сделать выбор из списка, но когда ежедневно вносишь записи — запоминаешь через пару недель. Ведь это я им сам дал названия. Насчет репортов — согласен, что прикольно пользоваться готовыми, но я так и не смог привыкнуть к логике, коотрую мне предлагали другие домашние бухгалтерии — и я написал сам.
                      Кстати факт: почти все аналитики, у которых есть крутые аналитические системы все равно работают с Excel, чтобы все это по-своему посмотреть и проанализировать :)
                    • +1
                      >предлагаю вам посмотреть в режиме view на googleDocs

                      не слабый такой финансовый стриптиз :)
                      редкий случай когда человек готов пожертвовать личной информацией чтобы помочь другим организоваться
                      достойно уважения, однако

                      спасибо за мотивирующую статью
                      • +1
                        спасибо. «Финансовый стриптиз» (с) взял на заметку.

                        На самом деле я немного подправил цеферки: не может же у меня с женой быть зарплата одинаковая в 99 999 :) Да и расходы некоторые убрал, которые не хотел показывать. А про мои обеды, оплату мобильников и походы в ашан — смотрите сколько угодо — мне не жалко :)
                      • +1
                        я не программист… то есть я создаю форму, отправляю ее себе в мыло, из любого места захожу в это письмо вбиваю сумму и она появляется в таблице в файлике? Жуть как круто! Спасибо!
                        • +1
                          я тоже не программист. Действительно можно и на мыло отправить, можно просто адрес вашей формы сохранить и в закладки поставить.
                        • 0
                          Самая клевая статья — ТЕЩА =)))

                          уважуха =)

                          Мелькнула мысль создать что-то подобное, но на своем сайте и выгрузкой. Идея со страничкрой для отправки расходов супер, не считая продуктовых закупок.

                          Но, для утконоса можно парсилку написать =)
                          • 0
                            не понял про Утконос — что именно имеешь ввиду?
                            • 0
                              Я про то, что бы не вести одну статью затрат — продукты, а хоть ка-то отделить что-то основное. Хотя бы на стать — съедобное и не съедобное =)))
                          • 0
                            хороший минималистичный вариант, спасибо!

                            правда, попробовав разные программки, попробовав эксель, пришел все равно в итоге к мобильному приложению (iphone) — чтобы фиксировать все траты сразу после совершения, пока не забыл.

                            не сочтите за рекламу, но стоит как минимум ознакомиться (бесплатная версия ограничена по кол-ву записей) — CashTrails
                            • +1
                              Идея хорошая, но мне бы хотелось бы видеть шаблон, который можно утянуть себе и пользоваться.

                              Кстати, s/линых/личных/
                              • +1
                                Итого доходы 77290
                                Итого расходы 92433

                                У вас явно дефецит бюджета :)
                                • 0
                                  Еще удобно с помощью фильтров подсвечивать нужным цветом расходы/доходы в столбцах
                                  • –1
                                    Я использую для этих целей homemoney.com.ua
                                    • –1
                                      А я vkoshelke.ru
                                      Там удобно =)
                                      • 0
                                        Я использую Inesoft Cash Organizer 2008 Premium.
                                        Очень хорошо все сделано — я доволен!
                                        • 0
                                          Перепробовал когда-то множество софта. Самая большая проблема была с хранением и переносом данных. В итоге остался в Excel. Нереально мощная программа, если в ней как следует покопаться. Всё там есть.

                                          Итого — Excel, записи веду в «плоской» таблице. Сам себе ее разметил, взаимосвязи понаписал, и теперь одно изменение отображается сразу повсюду, где что-то подсчитывается.

                                          Месяцы — на отдельных листах. Между собой все слинкованы, остаток из предыдущего месяца сразу отображается в новом месяце.

                                          Иногда подумываю о том, чтобы перевести все это дело на хранение в Access, но еще ни разу не приходилось искать у самого себя информацию в стиле «показать все траты по такой-то статье с условием не больше и не меньше» или что-то подобное, поэтому не переношу.

                                          Данные записываю прямо в нужных ячейках, а не через форму. Думал сделать форму, но отказался в пользу простоты контроля за данными.

                                          Файл этот держу в DropBox.

                                          Собирать чеки в магазинах уже привык давно. Проблема с записью трат, которые чеками не сопровождаются — когда-то заносил в смартфон, но после его поломки пришлось пересесть на обычный телефон, поэтому пользуюсь блокнотом. Но он не всегда под рукой :(
                                          • +1
                                            Пробовал разный софт, в том числе и Excel. Но в результате остановился на AbilityCash. Удобно, дешево и сердито. Есть конечно некоторые пожелания к программе, но в целом она устраивает на все 95%.
                                            • 0
                                              пока кроме iBank (в связке с десктопной версией и версией для iPhone) ничего лучше не нашел. Единственное ограничение — Mac :)

                                              В Excel все это делать… ну, наверное, свой фетиш)

                                              А так, телефон всегда под рукой, занести транзакцию после покупки в пути не составляет труда.

                                              пользуются несколько человек, синхронизируют с разных устройств как по Wi-Fi, так и через MobileMe. проблем с синхронизацией нет.
                                              правда в iBank не хватает кэшфло-прогноза. Надеюсь доделают.

                                              Пробовал и MS Money (царство ему небесное) и Quicken и много чего еще.
                                              • –1
                                                Могу посоветовать попробовать www.finobox.ru/. Вскоре планируется и приложение для IPhone. Так что было бы интересно узнать ваше мнение.
                                              • +1
                                                Сразу видно, тещу надо сократить.
                                              • –1
                                                Давно юзаю для ведения домашней бухгалтерии www.drebedengi.ru/
                                                Зачем изобретать велосипед?
                                                • 0
                                                  Веду учет в bit.ly/crAZ5t. Решение «плюскарта» — зачет. Я завел в программе счета дебет/кредит и делаю переводы из счета налик на счет пластик. Снимаю всегда ровные суммы «на жизнь» — по 2к скажем. В конце периода беру выписку из банка по счету карты и из системы домашней бухгалтерии — смотрю статистику profit по месяцам — анализирую траты по категориям (теща, МОБ, АШАН и.т.д.) — вношу коррективы. Собираю счета (слипы) за все траты, кроме мелких (поесть в обед, шоколадки) — в конце месяца вижу сколько ушло на них как на неучтенные (разница в сумме расхода по карте и учтенные траты в бухгалтерии).
                                                  • 0
                                                    Пользуюсь Personal Finances больше года, даже лицензию купил :) Нужды по ведению домашней бухгалтерии обеспечиваются полностью.
                                                    • –2
                                                      4 конверта просто и удобно. нравится концепция и сам подход к планированию семейного и личного бюджета.
                                                      • 0
                                                        слово «конверт» в моих тегах как раз оттуда :)
                                                        • 0
                                                          интересно. т.е. вы сначала пользовались 4-м конвертами, а потом перешли на собственную exel-систему?
                                                          • 0
                                                            именно. Об этом я и написал в начале.
                                                            • +1
                                                              М-да. Рад, что помог кому-то осознать свои силы.
                                                              • 0
                                                                Приветствую, Максим! :)
                                                                Да, твои 4 конверта меня и вдохновили, но как видишь перешел на свое.

                                                                А блог твой читаю все равно — очень полезно. Вот только как заставить жену его читать?, чтобы она немного думала о финансовом планировании, когда внезапно решает купить телфон/куртку/и т.п. за 10% от бюдежта :)
                                                                • 0
                                                                  С точки зрения долгосрочного планирования мне, кстати, всё равно, пользуются ли люди онлайн-системой или известным в узких кругах методов. Главное, чтобы все помнили, куд идти за полезными статьями :)
                                                      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                        • 0
                                                          ну не MS, же электронные таблицы придумали. Там вроде даже VisiCalc был первым для яблочников, а только потом и Лотус образовался (так что в Apple)
                                                          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                        • +1
                                                          У меня паранойя по поводу сайттов где можно свои финансы вести ) Боюсь ой боюсь ) Не доверяю.

                                                          Минимум https + шифрование на стороне клиента всех данных, а хранение удаленно.
                                                          • 0
                                                            у меня тоже. поэтому я никогда не указывал источник дохода :)
                                                            когда перешел на локальную систему, тут можно раскрепоститься. она все равно на криптованном разделе лежит.
                                                          • +1
                                                            В общем, это помесь «4 Конвертов», mVelopes и Гугла.
                                                            Идея неплохая, только долгосрочное планирование и взгляд в прошлое (как это сделано в 4к) в данной системе будет сделать затруднительно.
                                                            • 0
                                                              Поделюсь своим опытом ведения семейным бюджетом в Excel за 2009 год www.greg.su/2010/01/opyt-ucheta-semejjnogo-byudzheta-za-2009-god/. Мне кажется, лучшего продукта для домашней бухгалтерии сложно найти. И всегда с собой.
                                                              • 0
                                                                Поспешил… простите за косноязычие. Жаль, в хабре нет возможности редактировать свой ответ.
                                                                • 0
                                                                  Существуют десятки публичных онлайн-систем ведения бухгалтерии, сотни программ и тысячи и тысячи людей, использующих Excel. И, к сожалению, новые продукты появляются ежемесячно.
                                                                • –2
                                                                  Ненаглядно. Неудобно. Абсолютно негибко в силу «табличности» (столбцы пересекаются со строками), а также практической невозможности увеличить количество «счетов» доходов/расходов. Статичными категориями и счетами очень сложно манипулировать.

                                                                  Рекомендую пользоваться спецсервисами, которые лишены перечисленных недостатков.

                                                                  • 0
                                                                    Сам создавал два-три макета в табличных процессорах, но для ежедневного обновления такие варианты, имхо, не годны!
                                                                  • 0
                                                                    А можно ли как-то Ваши данные (в т.ч. формулы и тд) скопировать в свой документ?

                                                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.