Пользователь
24 мая 2010 в 10:28

Организация работы с помощью Google Wave

Мы ― небольшой коллектив (30 человек) который ведет один немаленький и достаточно успешный проект. У нас, как и у многих IT-фирм, были проблемы с документацией, планированием и организацией нашей работы. Вот уже полгода для коллективной работы мы используем Google Wave, который помог значительно продвинуться в решении вышеперечисленных проблем. И это несмотря на то, что продукт даже еще не в бета-версии.


До перехода на Google Wave в течение 5 лет мы использовали Trac, полгода ― Microsoft Project, знакомились и тестировали почти все системы планирования и организации работы. Но проще и быстрее остальных систем у нас прижился google wave, и мы очень этому рады. Возможно, крупным компаниям, у которых внедрены ERP-системы, наши достижения покажутся смешными, но нам Google Wave действительно облегчил жизнь.

Цель этой статьи ― привлечь внимание к Google Wave, к коллективной работе в Google Wave, разработкам (с нами или без нас) для Google Wave (да и вообще всего, что связано с коллективной работой). Мы очень хотим, чтобы работа стала еще удобнее, интереснее и эффективнее.

С первого взгляда

Первый плюс, который сразу бы хотелось отметить ― это низкий порог вхождения. Разобраться с тем, как пользоваться Google Wave, несложно. Половина наших сотрудников совсем не из IT-области, но после небольшой презентации и обучения, обсуждения всех задач, перешли в волну достаточно легко.

Второй плюс ― это то, что сервис находится в облаке, и нам не надо тратить собственные силы и средства на поддержку своего сервера. Хотя, если у нас появится необходимость или паранойя, мы cможем перенести все это на свой Wave-сервер.

image

Правильная волна

Но волна в чистом виде, конечно, не панацея, мы придумали немало правил, по которым у нас ведется работа. В следующих статьях я буду описывать наши правила, расскажу и покажу роботов, расширения для браузера и гаджеты, которые мы написали для более удобной работы с волной, а также предоставлю доступ к исходникам.

Но до того, как начать ознакомление, необходимо хотя бы коротко рассказать некоторые правила, которых мы придерживаемся:
  • У каждой задачи должен быть ответственный человек, который отвечает за решение этой задачи.
  • У каждой задачи должны быть сроки. Даже если сроки не ясны, указываем примерные.
  • Нельзя ни в коем случае допускать ситуации с просроченными задачами, но их можно перенести с описанием причины переноса сроков.

Под эти нехитрые правила мы придумали свою систему организации работы. Очень важным моментом при создании системы было то, чтобы ею было удобно пользоваться.

Как постановка задачи происходила до внедрения Google Wave?

В определенных случаях мы использовали Trac, но само создание тикета для постановки задачи занимало много времени, и описать всю задачу сразу получалось далеко не всегда ― возникали вопросы. Для их обсуждения мы переходили в Jabber (ICQ) или ставили задачу вербально. Но при этом эта задача становилась оторванной от ситуации в целом, от контекста, в котором о ней шла речь. Такие задачи было сложно анализировать, часть информации терялась и т.д. Google Wave помог уйти от этих трудностей.

Решение проблем через Google Wave

В процессе разговора и общения мы ведем беседу таким образом, чтобы в результате у нас появлялась документация (как это происходит, будет описано в следующих статьях), а сами задачи ставим непосредственно внутри контента, который является и обсуждением, и будущей документацией. Всё общение по другим каналам стараемся сводить к минимуму.

При постановке задачи человек, который ее ставит, пишет соответствующий тэг, помечая, таким образом, кому она адресована и в какие сроки должна быть выполнена.

Тэги пишутся в круглых скобках в самой задаче, непосредственно возле текста задачи. Первые две буквы тэга означают исполнителя задачи (Фамилия Полное имя, например, ИП — Иванов Петр). Третья буква тэга ― статус задачи (пример: н — Новая задача). Шутки, что мы не возьмем человека на работу, если его инициалы повторяются, у нас уже были. В данный момент мы все легко можем вспомнить инициалы всех сотрудников, и 2 буквы можно написать очень быстро.

Также в тэге указывается deadline (конечный срок выполнения задачи).

Пример тэга: (тп н 18.05)

Расшифровка: Новая задача Тестовому Пользователю, срок выполнения ― 18 мая.

У нас это обычно выглядит следующим образом:

image

Когда задача выполняется, тэг исправляется исполнителем на соответствующий. Задача проверяется постановщиком, и если он ее не принял, то заново ставит тэг «н». Если исполнитель не может сделать задачу вовремя, он отписывается по состоянию дел, называет новый срок и меняет deadline в исходном тэге.

В панели navigation в searches можно сделать соответствующие для себя поисковые запросы. И назвать их нативно (к примеру, «невыполненные задачи», «обсуждаемые задачи», «все мои задачи» и т.д.).

Формат записи deadline

Записываем день и номер месяца (с ведущим нулем):
  • (тп н 19.02) 19 февраля.
  • (тп н 19.02 12:00) в 12 часов дня
  • (тп н 19.02 09.02) первый срок дедлайна 9-го числа, который перенесли на второй срок 19го.
  • (тп н) Задача без даты считается задачей, которую надо сделать сегодня. Забегая немного вперед, в эту задачу наш робот автоматически поставит текущую дату.

Статусы
  • н — нерешенная задача
  • в — задача требует дополнительных вопросов (этот тэг для того, чтобы задача пропала из списка задач на которые стоит еще обращать внимание, до появления новой информации.)
  • р — реализованная задача.

Примеры поисковых запросов

Кавычки в запросах обязательны.
  • in:inbox "(тп н" — все нерешенные задачи тестового пользователя.
  • in:inbox "(тп р" — реализованные задачи тестового пользователя.
  • in:inbox "(тп н 21.02" все нерешенные задачи 21 февраля тестового пользователя. Этот запрос, к сожалению, добавить в используемые нельзя, и каждому придется писать этот запрос ежедневно вручную, дописывая текущую дату.
  • in:inbox "(?? н" — все нерешенные задачи.
  • in:inbox "(?? н 21.02" — все нерешенные задачи всех пользователей на 21-е февраля.

Поисковые запросы можно сохранить. И быстро открывать в поиске свои задачи.

image

Каждый сотрудник, уходя с работы, должен проверить, нет ли у него незакрытых задач на сегодняшний день.

Если пользоваться только системой поиска, то находить внутри волны свою задачу не очень удобно и тяжело проанализировать список всех своих задач. И в этом нам помогает специальный робот, который анализирует такие тэги, и записывает их в персональные календари сотрудников со ссылками на волны (расскажем о нем, о том, как его писали и выложим исходники в других статьях).

image

В этой статье я описал нашу систему очень коротко и упрощенно, чтобы узнать, будет ли интерес. Если он будет, то в следующей статье расскажу более подробно о том, каким образом мы оформляем информацию-общение-документацию в волнах.
Даниил Кравцов @ddespot
карма
74,0
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Реклама

Самое читаемое

Комментарии (66)

  • +3
    Мы сталкиваемся с похожими проблемами… Хорошая идея.
    Будет интересно следить за проектом и поучаствовать.
    • 0
      Согласен, побольше подобных идей и обзоров.
      Я тоже внимательно слежу за развитием Wave, т.к. возлагаю на него большие надежды. :)
    • 0
      Мы открыли новый проект rizzoma.com
      Похоже на google wave, но сильно отличается.
  • 0
    Определенно интересно!
  • 0
    конечно пишите дальше
    если не секрет, то какими ботами пользуетесь для этого?
    • +2
      Мы сами написали робота, который парсит наши теги, и складывает в календари задачи. Им мы обязательно поделимся, но сейчас он работает исключительно с нашими календарями. Чтобы его выкладывать в общий доступ надо немного переделать.
  • 0
    Мы отстаем от вас на 5 месяцев, только переходим на wave? жду продолжения, будем перенимать опыт
  • 0
    Вы разрабатываете расширения для Google Wave, судя по названиям проектов? Не самого Google Wave? Я это к чему. Я составил пока небольшой список улучшений для этого потрясающего сервера. Вдруг мои идеи будут востребованы, вот и хотел узнать, куда их можно отправить. Есть ли место, где разработчики принимают feature request? Но сначала, разумеется, я их обдумаю и выложу на Хабр.
    • 0
      Сервиса, конечно же, а не сервера.
      • +1
        Предлагаю вам выложить их в волне. Там будет удобнее их обсуждать.
        • 0
          Это тоже предполагалось :)
  • 0
    свои идеи можно кинуть сюда, Google Wave Ideas: bit.ly/aRwohY
  • 0
    Очень интересно, спасибо. Жду продолжения.
  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
  • 0
    тэги которые требуется расшифровывать — плохие тэги. что мешает писать так:
    (tenshi new 05-11)

    или даже так:
    [2tenshi] [2akuma] [new] [2010-05-11]
    • 0
      1. много букв
      2. если у вас работают далекие от IT люди, по имени-фамилии они знают всех
      • +1
        1. а для тех кому лень написать несколько лишних букв — пишите ботов, которые будут разворачивать шифровки в нормальное представление. завтавлять всех выполнять функцию шифровальных машин — издевательство.

        2. прям так и по имени-фамилии? почему не по имени-отчеству? или просто по имени? чтобы запомнить никнейм требуется какое-то особое ИТ-образование?
        • 0
          1. с мобильных устройств вводить меньше букв удобнее и быстрее
          2. по имени-фамилии всех знают :) можно и отчество, а вот никнейм сложнее воспроизвести
          • –1
            часто вы задачи ставите с мобильных устройств? х) а собственно текст задачи тоже шифруете?

            ну а что вы будете делать, когда появятся люди с одинаковыми инициалами?
            • 0
              Если появятся люди с одинаковыми инициалами, можно будет сделать вместо ФИ — ФАИМ. Т.е. не «ип» — Иванов Петр, а «ивпе». Или заменить на аккаунты или что-нибудь другое. Сейчас перед нами не стоит такой проблемы, а усложнять (на наш взгляд использование ника усложнит систему) пока не посчитали нужным.
              • –2
                и всем придётся в срочном порядке переучиваться? хорошее решение…
                ну да, пока гром не грянет — мужик не перекрестится х)

                на моей предыдущей работе у каждого сотрудника был свой ник, и абсолютно везде использовался он. название почты, логины на всех серверах, логин на компе, имя компа, адрес личной страницы, логин в мессенджере… это _очень_ удобно.
                • +2
                  А я считаю что излишнее усложнение и оптимизация в начале, могут погубить проект. Надо решать проблемы по мере их поступления. Кроме того с ответов понятно что у них и нет такой проблем как вы описали. Если люди успешно используют шифр, зачем что-то усложнять?
                  • 0
                    «сначала оптимизировать преждевременно, а потом на это уже времени нет»

                    _пока_ нет. когда появятся — будет уже поздно. у людей уже будут привычки, будет уже написано множество заточненного под старую схему кода…
                • 0
                  Ну вот есть люди, которым удобно, чтобы этот логин совпадал ещё и с именем и фамилией :)

                  В некоторых компаниях это даже в политиках прописано, мол надо чтоб у работника был вменяемый аккаунт на рабочей станции, на почте, в скайпе и свн. Признаюсь, это действительно очень удобно — не надо вспоминать, кто из коллег MegaZavor79k.

                  PS: Ваш способ хранения информации в тегах действительно удобен и лаконичен. Но организовать людей правильно проставлять тэги — это весьма напряжно (ИМХО)
                  • 0
                    имя и фамилия — слишком длинные и не интероперабельные

                  • 0
                    а огранизовывать людей — всегда дело неблагодарное
        • 0
          1. Чтобы бот расшифровывал теги в понятное представление — неплохая идея, обязательно ее обдумаем. Но тогда будет такая проблема: волны, где забудут добавить этого бота, не будут находиться через систему поиска (хотя, думаю, здесь можно что-то придумать). Т. е. сейчас, если робота нет в волне, задача все равно найдется через поиск. Это актуально, так как мы часто используем privat reply и не всегда вспоминаем добавить туда робота. Хотя сейчас пытаемся автоматизировать его добавление. А вообще расшифровывать здесь, ИМХО, очень просто. Н — новая задача, Р — решенная и инициалы.
    • +2
      На самом деле, систему тэгов можно использовать любую: в роботе это несложно изменить. Мы выбрали такую систему, потому что такой тэг очень быстро написать. Не надо переключать раскладку, мало символов, легко вспомнить каждого сотрудника по Фамилии Имени.
  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
  • 0
    Подалуйста продолжайте.
    И раскройте вопросы безопасности. Я крайне поверхностно изучал Wave, но насколько понял, все могут читать все ленты. Или я не прав?
    • 0
      Нет. Волну можно пометить публичной. Если этого не сделать — она будет доступна только приглашённым участникам.
  • 0
    Продолжайте, пожалуйста. Очень нравится, что начинают появляться посты практического применения Волны!
  • 0
    Сам недавно перевел управление на Wave, структура задач у нас немного другая, больше напоминает эту: habrahabr.ru/blogs/pm/88906/#habracut, но в целом да, офигительно удобно. Складывать задачи в календарь — вообще шикарно, пока до этого я не дошел, но нужно реализовать обязательно.
    • 0
      Мы думали о подобной структуре. Но тогда задачи сложно найти через поиск, и обилие цветов усложняет восприятие информации. Пришли к существующей, потому что почти вся навигация по волне у нас происходит через поисковые запросы. До этого не сразу додумались, сначала складывали волны по папкам. И навигация осуществлялась с помощью переходов по этим папкам. Но в волне очень удобный поиск, и набрать пару слов из интересующей тебя волны достаточно быстро.
      По поводу календаря: через пост планируем подробно описать существующего робота (функционал и дадим исходники). Кроме календаря, срочные задачи он скидывает сразу в Google Talk.
  • +1
    К слову, что то мне подсказывает, что статус «р» задумывался у вас изначально как решенная задача, а не реализованная.
    • 0
      точно.
  • 0
    Спасибо. Очень правильный ход мыслей. Я все больше пытаюсь склонить коллег и партнеров к подобной организации. Жаль пока не все к этому готовы. Жаль.
  • 0
    само создание тикета для постановки задачи ЗАТРАЧИВАЛО много сил
    :D затрачивало )))
    автор, переформулируй фразу! например: «отнимало много сил»
    • 0
      спасибо исправил.
  • 0
    > сами задачи ставим непосредственно внутри контента, который является и обсуждением, и будущей документацией. Всё общение по другим каналам стараемся сводить к минимуму.

    Этого я и боялся. Мир все ближе подходит к идее, что google=internet.
    • 0
      хорошо хоть не вконтакте = интернет ;-)
    • 0
      Что плохого в Гугло Интернете?
      Мне намного удобнее пользоваться их сервисами под одной учётной записью с рабочего компьютера, а если надо выйти в мир, то и там я не оторван о своих документов, заметок, ссылок, чата.

      Чем больше полезных сервисов бесплатно предоставит мне Гугль — тем счастливее я буду.

      Например частота оформления документов в гуглодоках к обычным текстовым редакторам на PC у меня уже составляет 9:1, и тенденция идёт к увеличению левого показателя, а когда проекты подходят к финальной стадии я просто скачиваю готовый документ и доправляю его в OO.org-е.

      Решения от гугль не только тесно связаны внутри, но и могут взаимодействовать с миром, в отличие от аналогичных MS, которые общаются тока с себе подобными решениями от MS, нужной версии, нужного апдейта и не ступенькой ниже (это я про «обратную совместимость»).
  • +2
    А пользуетесь вы обычными google-аккаунтами или корпоративной версией?
    • 0
      Мы пользуемся обычными. Хотя используем google aps for domain. Пока не можем определиться стоит ли переходить на корпоративные акки или нет.
  • 0
    Связан в том числе с управлением проектами не в IT-сфере (маркетинговые исследования и др.) Хотелось бы, действительно, увидеть развернутую статью «Как это делаем мы».
  • 0
    С радостью плюсую топик. Мы тоже пробовали использовать Wave в работе, но как то не очень пошло. Однако выши идеи мне нравятся. Если поделитесь наработками, то попробуем сделать еще один заход.
    В любом случае — пишите. Лично меня вы заставили присмотреться к вейву еще раз.
    Кстати, а как вы справляетесь с проблемой, отсутсвия возможности исключить человека из волны? одно неверное движение и совершенно левые человек из контакт листа имеет доступ к внутренней документации… Это очень не приятно.
    • 0
      уже есть возможность. + можно теперь прикрутить вейв к своему домену
    • 0
      Мы открыли новый проект rizzoma.com
      Похоже на google wave, но сильно отличается.
  • 0
    очень полезная мысль, что из обсуждения тикета рождается документация
    все остальное вы заново выдумали из trac
    • 0
      вы полагаете удобно решать, например — задачи редакции, в Trac?
  • 0
    т.е. у вас это в качестве основного мессенджера и как частный случай, баг-трекера. здорово!
    в принципе, множество современных баг-трекеров созданы полностью через тэги.

    немного в стороне стоит JIRA со своим workflow, но для такого трёхходового процесса, отдельное описание не нужно.
    а если бы и было нужно, то ограничения реализуется через ботов. интересно.

    вопрос — если поменяли дату задачи, зачем хранить предыдущую? есть же история изменений — вроде как можно посмотреть к какому сроку нужно было сделать раньше…
  • +1
    Интересный подход к решению данной задачи… Сразу не понравилось кодирование имя и отчества символами — уж больно нецелесообразно тратить время на зашифровку/расшифровку…
    Мы в проекте используем Jira. Для разговоров скайп. Если задача бурно обсуждалась в скайпе, лог разговора приаттачиваем к таску. Конечно, на это тратиться время, но зато неразбериха исключена.
  • 0
    Есть у меня несколько мыслей по поводу вот такого багтрекинга. Но для начала хочу поинтересоваться, расскажите чуть подробнее — что за задачи решаете, из какой области проекты?
  • +1
    «низкий порог вхождения» относительно вейва в принципе не особо правильно (имхо конечно), а "(тп н 21.02", "(?? н 21.02" так вообще ахтунг…
  • 0
    Ребята, а как вы боритесь с кривизной отображения названий файлов, которые написаны кириллицей?

    У нас кириллические названия файлов превращаются в набор иероглифов при скачивании из вейва на комп.
  • +1
    Спасибо. Как раз вот думаю нам перебраться на волну, присматриваюсь, как бы в ней работу организовать. Про систему тегов — отличная мысль.
    Вот только вопрос:
    каждая волна — это задача, или проект в котором внутри линейно ставятся задачи?
    Просто разделение не проекты→задачи очень удобное, как это реализуется тут?
    • 0
      Вот наконецто продолжение, там постарались ответить на ваши вопросы:
      habr.ru/blogs/pm/126125/
  • 0
    Не знаю как конечно у вас получается в команде из 30 человек таким образом ориентироваться в задачах, но у нас 10 человек в команде и даже с полноценной системой ведения проектов с задачами, сроками и т.п. — получается путаница, постоянно что-то просрачивается, не успевается…
    А уж чтобы каждому сотруднику самому сроки проверять и контролировать — вообще бардак начнется.
    Используем Feng Office — очень помогает в организации работы, общение ведем в камментах к задачам, по аське и вербально обсуждаем только всякие мелочи, поэтому всё хранится в одном месте. Там же и контакты по проектам и служебная инфа и т.п.
    Попробуйте пощупать демку, думаю в вашем случае он тоже подойдет и поможет организовать рабочий процесс.
  • 0
    Мегаплан не пробовали?
  • 0
    спасибо за статью.
    когда же будет продолжение?)
    • 0
      Вот наконецто продолжение:
      Вот здесь статья о нашей методике, и о том как пользоваться роботом.
      habr.ru/blogs/pm/126125/
  • 0
    Действительно wave наиболее удобный способ собрать все вместе. Роботы помогают разложить все по полочкам (раскидать по таскам в jira, оформить страничку confluence, кинуть в календарь).
    Мы тоже юзаем wave для управления проектами. В jira сидит только менеджер, остальные все получают/обсуждают задания в wave. Очень удобно работать с подрядчиками (особенно фирмами и студиями). Нас нисколько не волнует их таскменеджер, а им не нужно привыкать к нашему. Их мейлы автоматом сыпятся к нам в wave.

    По поводу тегов — их действительно надо расшифровывать. А для добавления лучше сделать хороший попап с именами, должностями, названиями компаний и аватарами. Также в попап добавить поиск, группировку по папкам или поисковым запросам и теги. Дедлайны выбирать тоже из попап календаря. При переносе — указывать причину.

    Мы для организации проектов используем unawave projects — выглядит ужасно, поэтому надо будет сделать свой. И я рекомендую создать жесткие шаблоны для проектов и других организационных вещей (project charter, project scope, management plan, backlog итд).
  • 0
    Вы упоминаете робота, который делает определенную работу. Этот софт как то доступен?

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.